Организация управленческого учета на примере «WA:Финансист»

Организация управленческого учета - это система построения учетного процесса для получения своевременной и достоверной информации о хозяйственной деятельности организации с целью принятия своевременных управленческих решений. Ведение управленческого учета на предприятии обязательно определяется спецификой деятельности компании, составом хозяйственных операций, а также необходимостью представления финансовой отчётности, сформированной по тем или иным стандартам, внутренним и внешним пользователям.

Основой постановки управленческого учета являются бизнес-процессы компании. Организация управленческого учета на любом предприятии начинается с анализа бизнес-процессов, существующей системы управленческого учета, в том числе учетной политики.

Учетная политика представляет собой набор правил, в совокупности отвечающих на вопрос, что и как отражается в системе управленческого учета. В этой связи важной задачей является формирование и изложение учетной политики в ясной, логичной форме, которая обеспечивает взаимную увязку отдельных ее положений. Учетная политика может в основе своей иметь международные или внутренние стандарты учета, а также чисто специфические положения, направленные на то, чтобы наиболее полно удовлетворить потребности пользователей учетных данных в информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Варианты организации управленческого учета могут быть различными. Ведение учета и формирование отчетности может осуществляться, например, в соответствии с РСБУ, МСФО, US GAAP, внутренними стандартами, либо в смешанном варианте. Каждый из этих стандартов имеет свои особенности использования.

Автоматизация управленческого учета в компании – это завершающий этап постановки учета. К этому этапу уже должны быть определены:

• основные потребители данных: менеджеры всех уровней, ответственные за принятие управленческих решений;
• перечень необходимой отчетности: даты подготовки и формы отчетов отдельных структурных подразделений и по всему предприятию в целом;
• методология: должны учитываться все особенности деятельности компании. Например, будут ли вестись регламентированный учет и управленческий учет параллельно, либо данные будут трансформироваться; станут ли учитываться при этом нормы МСФО, какая автоматизированная система должна при этом использоваться и т.п.

Подсистема «Управленческий учет» программного продукта «WA: Финансист» создана для автоматизации управленческого учета и составления отчетности, в том числе, по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО).

Подсистема предназначена для автоматизации следующих бизнес-процессов:

• Создание управленческой отчетности (и/или отчетности по МСФО).
• Консолидация отчетности по группе компаний.
• Трансформация бухгалтерских проводок в проводки управленческого учета, их необходимые корректировки.
• Обособленный учет (по внутренней учетной политике компании и/или по стандартам МСФО), в том числе учет основных средств, нематериальных активов, кредитов и займов.
• Оперативное получение информации для принятия управленческих решений.

Организация управленческого учета в «Финансисте» показана на схеме. В компании обычно есть некоторые внешние учетные системы, такие как 1С «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом», файлы Excel и т.д. Пользователь определяет, какие необходимы данные из внешних учетных систем и как они должны отразиться на регистрах управленческого учета. Фактические данные можно собирать и хранить в учетных регистрах «Финансиста», в том числе как отдельные документы. Другой вариант: можно не хранить данные в «Финансисте», а использовать его только как средство визуализации отчетов.

Рисунок 1. Постановка управленческого учета на предприятии пример «WA: Финансист».

На схеме показано, как данные из внешних учетных систем отражаются на регистрах управленческого учета, трансформируются, а затем дополняются недостающими данными с помощью внутренних документов системы.

Данные из учетных регистров (внешних систем или из «Финансиста») можно просматривать в виде различных отчетов. Можно создать любые произвольные отчеты с помощью универсального инструмента «Произвольный отчет». Пользователь определяет макет, данные выводятся в этот макет, согласно формулам, заданным в ячейках макета. Предусмотрена возможность разворачивания заданной вертикальной области отчета по периодам.

Рисунок 2. Пример управленческого отчета «Бюджет доходов и расходов (Прогнозный отчет о прибылях и убытках)» по группе компаний в системе «WA: Финансист».

Данные для расчета параметров получаются из внешних баз с помощью механизма источников данных. Результатом получения информации является таблица данных, для колонок которой можно задать настройки связи с измерениями управленческого учета.

Кроме произвольных отчетов есть возможность применять предварительно настроенные отчеты. В программе настроены основные формы отчетности по МСФО. В этих формах сделаны необходимые закладки и есть возможность получать расшифровки. Формы МСФО могут создаваться на основе консолидированных данных.

Рисунок 3. Фрагмент консолидированного отчета о движении денежных средств на примере программного продукта «WA: Финансист».

Кроме специальных отчетов управленческого учета, в подсистеме есть привычные для бухгалтера отчеты по регистру бухгалтерии: оборотно-сальдовая ведомость (УУ), оборотно-сальдовая ведомость по счету (УУ), анализ счета (УУ) и прочие. При этом они характеризуются своими особенностями, отличающими их от аналогичных отчетов в бухгалтерских программах 1С.

Во-первых, есть возможность отдельно увидеть суммы по видам учета. Эта возможность упрощает процедуры внешнего аудита: можно отдельно сверить данные из внешней учетной базы и корректировки. Во-вторых, можно сделать сверки по элиминации внутригрупповых оборотов.

В подсистеме можно отражать консолидационные и элиминирующие корректировки, например, корректировки данных на суммы внутригрупповых оборотов, нереализованной прибыли, в том числе на уровне отчетности. Есть возможность консолидировать данные по произвольному периметру на уровне отчетности, т.е. формировать отчетность по выбранным юридическим лицам.

В группе компаний при консолидации управленческой отчетности обычно требуется отслеживать и исключать внутригрупповые операции. Исключение внутригрупповых операций в программе «WA: Финансист» производится документом «Элиминация», который автоматически находит проводки, подлежащие исключению, и формирует сторнирующие проводки. При этом подлежат исключению обороты с нашими внутренними контрагентами. Документ «Элиминация» автоматически ищет «наших» контрагентов и создает проводку с противоположным знаком. В «WA: Финансист» элиминируются выручка, затраты и задолженность по внутренним контрагентам компании. Для элиминации по основным средствам, инвестиционным вложениям, себестоимости, нереализованной прибыли могут потребоваться специальные настройки.

Количество планов счетов в подсистеме неограниченно, что дает возможность параллельно вести учет, например, на счетах управленческого учета, российского бухгалтерского учета, GAAP, счетах стандартов других национальных систем и так далее. Кроме того, есть возможность не использовать двойную корреспонденцию, а вести учет на забалансовых счетах.

В конце каждого месяца проводятся регламентные операции, которые включают последовательность создания и проведения определенных документов. По итогам проведения данных операций формируется финансовый результат по доходам и расходам в управленческом учете за период. В конце года, документом «Закрытие счетов года» осуществляется закрытие счетов и реформация годового баланса.

Таким образом, организация управленческого учета с использованием модуля «Управленческий учет» «WA: Финансист», позволяет автоматизировать оперативное формирование управленческой отчетности в необходимом формате и поддерживает оперативное принятие управленческих решений.