Как создать договора и дополнительные соглашения, а также условия к ним, в WA:Финансист

Справочник «Договоры контрагентов» предназначен для хранения информации о договорах. Он является подчиненным справочнику «Контрагенты». Это означает, что каждое значение этого справочника относится к определенному элементу справочника «Контрагенты».

Для открытия справочника необходимо выбрать пункт «Договоры контрагентов» в панели разделов «Контракт-менеджмент».

Рисунок 1. Расположение справочника «Договоры контрагентов» на панели разделов

Форма списка справочника «Договоры контрагентов» имеет те же особенности, что и форма в справочнике «Контрагенты». По кнопке «Создать на основании» можно создать документы «Подписание договоров» и «Закрытие договоров», а также запустить «Договор контрагента» на согласование (см. бизнес-процесс «Согласование»).

Рисунок 2. Форма списка справочника «Договоры контрагентов»

В справочнике при нажатии на кнопку «Создать» открывается диалоговое окно для ввода информации о договоре контрагента.

По аналогии со справочником «Контрагенты», чтобы согласовывать договоры, необходимо для начала указать настройку в регистре «Настройки документов, участвующих в бизнес-процессе «Утверждение документа».

Рисунок 3. Форма элемента справочника «Договоры контрагентов»

По кнопке «Создать на основании» (помимо создания документов «Подписание договора» и «Закрытие договора») можно также запустить бизнес-процесс «Согласование». Просмотреть маршрут утверждения и провести все возможные действия по согласованию договора можно также в меню командной панели «Согласование».

• На основании справочника «Договоры контрагентов» можно создать документ «Подписание договоров». Подписан может быть только тот договор, который прошел процедуру согласования, то есть прошел по бизнес-процессу «Согласование» – был согласован всеми пользователями маршрута утверждения и получил статус «Согласован». Несогласованный договор не подписывается (см. документ «Подписание договоров»).
• По нажатию «Перейти» – «Этапы договоров» можно провалиться в справочник «Этапы договоров», где возможно создать этапы договора, по которым далее в документе «Регистрация условий договоров» будут определяться условия расчетов. Справочник теперь открыт для создания элементов, и пользователь может задавать любые этапы договора.

Рисунок 4. Форма списка справочника «Этапы договора»

• По кнопке «Перейти» – «Задачи» открывается форма списка задач по предмету «Договоры контрагентов», где исполнителю можно посмотреть текущие задачи по договору – согласование договора (подробнее см. Бизнес-процесс «Согласование»).

В форму задания попадают после старта бизнес-процесса «Согласование» по данному договору.

Рисунок 5. Форма списка задач по согласованию договора

При открытии задачи по согласованию документа пользователь видит форму действия бизнес-процесса «Согласование», в которой он может перенаправить данную задачу другому пользователю, создать на ее основании «Задание» другому пользователю, «Принять к исполнению» данную задачу, а также произвести все стандартные действия по утверждению, либо отклонению задачи.

Задачи по согласованию создаются для пользователей, зарегистрированных в документе «Регистраторы маршрутов утверждения» для данного маршрута (подробное описание задач в Пункте 6. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ).

Рисунок 6. Форма задачи пользователю

Задачи поэтапно отправляются пользователям, зарегистрированным в маршруте, для принятия к ознакомлению и последующего утверждения. После утверждения одним пользователем задача стартует для следующего по этапу пользователя. После принятия к исполнению и утверждения всеми участниками маршрута для договора, создается задача для ответственного за данный договор пользователя (реквизит формы справочника «Договоры контрагентов» – «Ответственный»). Ответственный пользователь знакомится с результатом согласования. Статус договора меняется на «Согласован».

В справочнике «Договоры контрагентов» следует обратить внимание на дополнительные реквизиты: «Маршрут утверждения», «Статус» и «Ответственный».

При запуске бизнес-процесса «Согласование» в поле реквизита «Маршрут утверждения» автоматически подбирается маршрут в соответствии с условиями маршрутизации.

При согласовании справочника «Договоры контрагентов» следует также запускать процесс согласования «Файла» – электронный формат договора и приложений (Word, Excel, jpeg и прочие форматы). Так будет налажен процесс ознакомления ответственных за согласование пользователей обо всех условиях по договору.

При согласовании договора статус справочника «Договоры контрагентов» изменяется на «Согласован». Теперь его можно подписывать, то есть создать на основании документ «Подписание договора».

Рисунок 7. Реквизиты согласования справочника «Договоры контрагентов»

Здесь необходимо проконтролировать, зарегистрированы ли для договора условия договора. Если для создаваемого на основании справочника «Договоры контрагентов» документа «Регистрация условий договоров» определен признак согласования, то документ «Регистрация условий договоров» также нужно будет утверждать. В какой последовательности будет проходить согласование – определяется в зависимости от процессов каждого предприятия отдельно.

Обратим внимание, что в учетной политике можно определить признак «Запрет использования несогласованных договоров». Благодаря этому в системе нельзя будет проводить документы с договорами, для которых не создан документ «Регистрация условий договоров».

Рисунок 8. Запрет использования несогласованных договоров в учетной политике

Закладка «Основная»

При создании элемента справочника «Договоры контрагентов» предусмотрены обязательные к заполнению реквизиты, а именно:

• В реквизите «Организация» следует указать ту организацию, с которой заключен договор, выбрав нужный элемент из справочника «Организации»;
• В поле «Контрагент» выбрать контрагента, с которым заключен договор, выбрав нужный элемент из справочника «Контрагенты»;
• При заполнении номера и даты «от» автоматически формируется наименование договора, которое может быть при необходимости изменено пользователем;
• От выбранного значения реквизита «Вид договора» зависит дальнейшая возможность использования данного договора при заполнении первичных документов;
• Для договора должна быть указана валюта взаиморасчетов. В качестве валюты взаиморасчетов может быть задана любая валюта, зафиксированная в справочнике «Валюты». Если в качестве валюты взаиморасчетов по договору указан рубль, то документ по такому договору может быть оформлен только в рублях.

Помимо обязательных реквизитов в элементе предусмотрены также необязательные к заполнению, но служащие дополнительными аналитиками к договорам контрагентов, а именно:

• При необходимости можно указать «Группу договора»;
• Если договор имеет признак срочности, т.е. имеется определенный срок действия, пользователь может внести дату окончания действия договора в поле «Срок действия»;
• Возможно также деление договоров по видам взаиморасчетов, при этом необходимо указать «Вид взаиморасчетов», выбрав из одноименного справочника;
• Дискретность (аналогична дискретности сценариев планирования);
• По умолчанию поле реквизита «Ответственный» заполняется пользователем, создающим договор, однако у него должны быть при этом определенные права «Ответственный за ведение договоров», либо «Финансовый контроллер»;
• Реквизиты «Маршрут утверждения» и «Статус» заполняются при утверждении договора и изменяются в процессе производимых операций с договором.

Раздел «Условия договора» содержит список документов «Регистрация условий договора» для каждого договора. Документ «Регистрация условий договора» содержит данные по договору: основные условия, участники договора, графики платежей и распределение аналитик.