Зачем бухгалтеру система финансового учета?

Работу бухгалтера сегодня трудно назвать спокойной и размеренной. Кроме постоянно меняющегося законодательства и состава отчетности, связанных с налогообложением, дополнительные проблемы «прилетают» от руководства компании в виде запросов по финансовому учету.

Попробуем разобраться, «что это за зверь такой» – финансовый учет, а также как и чем он может помочь работе бухгалтера на практике.

Казалось бы, все эти бюджеты и планы никакого отношения к «реальному», бухгалтерскому учету отношения не имеют, но при этом их целенаправленно требуют именно от бухгалтерии, хотя ее задача – отражение фактов хозяйственной деятельности на регистрах бухгалтерского учета. Причем, ключевое здесь – «фактов», но и то, что это система ОТРАЖЕНИЯ, тоже не стоит упускать из виду.

То есть бухгалтерский учет – это действующая система, которая позволяет быстро получать необходимые данные в различных аналитических разрезах. А с точки зрения управленца, получения информации о том, что уже произошло, конечно, недостаточно для составления полной картины существующего положения дел, но для некоторого количества выводов о состоянии бизнеса хватит.

После того как руководство начинает получать «хоть какую-нибудь» информацию, у него возникает потребность в получении той информации, которая ему действительно необходима. Именно тут начинается процесс, вследствие которого на бухгалтерскую службу начинают падать самые разнообразные запросы на получение информации, отражающей состояние бизнеса в различных аналитических разрезах. При этом не учитывается, что управленческий учет предъявляет гораздо более высокие требования к детализации данных, что приходится обеспечивать на регистрах бухгалтерского учета, которые не предназначены для этого. Все это накладывает дополнительную нагрузку в виде подготовки данных для целей управленческого учета на работников бухгалтерских служб.

Получается, что бухгалтерский учет используется в качестве элемента управленческого учета из-за того, что бухгалтерский учет – это зачастую единственный учет на предприятии, который может показать хоть сколько-нибудь подходящую информацию о фактах хозяйственной деятельность в консолидированном виде.

Можно ли каким-то образом снизить нагрузку на работников бухгалтерских служб, при этом обеспечив необходимую детализацию данных? Конечно, можно! Для этого необходимо выстроить систему учета таким образом, чтобы факт отражения документов по регистрам бухгалтерского учета, а это просто функция, выполнялся автоматически после того, как будет сформирован и полностью заполнен первичный документ. То есть нужно выстроить систему учета таким образом, чтобы на бухгалтерию ложилась нагрузка только по проверке корректности заполнения реквизитов и по отражению документов по регистрам бухгалтерского учета, а за ввод данных были ответственны пользователи, обеспечивающие сам бизнес-процесс.

Давайте рассмотрим пример стандартного процесса для любой организации – управление платежами

Исполнитель заключает договор с контрагентом и получает счет на оплату. С этим счетом он идет к своему руководителю, который подтверждает необходимость данного платежа. После подтверждения начинается хождение по кабинетам, цель которых – добиться согласования платежа всеми сотрудниками, которые отвечают за соответствующий платеж. Когда получены все необходимые визы и создано платежное поручение, исполнитель все равно не может успокоиться, ведь ему приходится регулярно уточнять состояние своего платежа у работников бухгалтерии, отвлекая тем самым их от выполнения своих непосредственных обязанностей.

Работа бухгалтерии при этом заключается в том, чтобы:

• Проверить корректность выписанного счета;
• Подготовить платежное поручение;
• Передать документы в банк;
• Получить документы из банка и отразить данные выписки по регистрам бухгалтерского учета;
• Передать копию документа с отметкой банка инициатору платежа.

Что в рамках этого процесса может дать бухгалтерии любая система автоматизации казначейства

• Во-первых, передать ответственность за инициацию платежа и подготовку документа «Инициатору». Поскольку именно инициатор, как никто другой, заинтересован в платеже, он приложит максимум усилий, чтобы документ был корректен и прошел все стадии согласования. При этом бухгалтеру останется только проконтролировать корректность заполнения уже существующего документа.
• Во-вторых, любая система казначейства имеет развитый функционал в части уведомлений. Инициатору не потребуется «дергать» сотрудников учетных служб, чтобы узнать состояние заявки на платеж. Система самостоятельно проинформирует инициатора.
• В-третьих, для каждого документа фиксируется инициатор, что позволяет легко понять, кто инициировал конкретный платеж, и кто его согласовал. Благодаря этому поиск ответственного за каждое выбытие средств из компании и за получение подтверждающих («закрывающих») документов – становится достаточно простым процессом.
• В-четвертых, информация в такой системе появляется значительно раньше, чем возникает потребность отразить данную операцию на регистрах бухгалтерского учета. При этом всегда можно заранее внести необходимые коррективы.
• В-пятых, данные этой системы могут быть максимально детализированы, и как следствие, больше соответствуют требованиям управленческого учета. При этом, в момент передачи документа в систему бухгалтерского учета, можно программным способом (автоматически) преобразовать информацию, задав ту степень детализации, которая необходима для бухгалтерского учета, поскольку объединить данные гораздо проще, чем их разделять.

Возьму на себя смелость сделать следующие выводы:

Выстраивание системы управленческого (оперативного) учета позволит не только снять нагрузку с работников бухгалтерских служб за счет передачи процессов ввода первичных документов на операционных работников. Помимо этого такая система позволит формировать более детализированные отчеты и контролировать работу конкретных исполнителей, что в целом повысит качество данных в учете и улучшит дисциплину документооборота благодаря точной фиксации ответственных за каждый первичный документ.