Управленческий учет в Еxcel и других программах

Программы для управленческого учета можно условно разделить на 4 группы, которые часто являются своего рода этапами развития управленческого учета в компании:

1. Файлы с электронными таблицами и отчетами (excel и т.п.);

2. Программы, написанные собственными силами (макросы в excel, Lotus и т.п.);

3. Программы бухгалтерского учета, с дополнительным контуром управленческого учета;

4. Профильные программы для управленческого учета (в т.ч. ERP-системы).

Автоматизация управленческого учета часто является следствием поэтапного развития компании. По мере увеличения количества учетных операций и ответственных за ввод данных, увеличивается потребность в оперативной обработке и автоматизации большинства операций. С ростом клиентской базы и ассортимента, растет объем анализируемой информации и количество пользователей этой информацией.

На этапе образования компании или филиала, как правило, предприятие начинает вести управленческий учет в excel, где можно быстро настраивать и формировать различные виды отчетов.

Рисунок 1. Управленческий учет на примере Excel.

С ростом предприятия, резко возрастает количество финансовых и производственных операций. Неавтоматизированная система управленческого учета в электронных таблицах Эксель начинает не поспевать за этим ростом, становится трудоемкой и неповоротливой. Как следствие, не позволяет оперативно получать необходимую управленческую информацию. Возникает логичный вопрос: как дальше вести управленческий учет в excel?

Поэтому следующий этап развития управленческого учета является систематизация текущей схемы учета, обеспечение многопользовательского режима и полу автоматизация этой модели в excel (макросы) или других программ по работе с таблицами. Такой подход не требует значительных изменений в текущей деятельности компании и серьезных инвестиций (осуществляется собственными силами).

Но управленческий учет в excel и других подобных программах по работе с таблицами имеет ограниченный набор инструментов для автоматизации, минимизации ручного и двойного ввода данных. При достижении запредельного количества ручного и двойного ввода данных, следующим этапом автоматизации многие предприятия стараются исключить двойной ввод данных и совместить данные, например бухгалтерского учета с управленческим. Но в результате, в угоду упрощения ввода данных, предприятие теряет на аналитичности и оперативности получаемой информации.

Для получения нужной аналитичной и оперативной информации, компании внедряют профильные программные продукты по управленческому учету. Например, это может быть управленческий учет 1с, где базы данных управленческого учета автоматически получают необходимую информацию из других баз данных, исключая двойной ввод.

Рисунок 2. Управленческий учет на примере программного продукта «WA: Финансист».

Альтернативой этим профильным программам является приобретение ERP-системы, когда на базе одной платформы разрабатывается уникальная модель под конкретное предприятие, которое охватывает все виды учета (управленческий, бухгалтерский, кадровый и т.д.).

Внедрение ERP-систем продолжительная и дорогостоящая операция, требующая глобально изменить всю бизнес-модель во всех подразделениях компании под встроенную методическую модель ERP-системы. В ERP-системах все учетные модули сильно взаимосвязаны, в целях обеспечения стабильной и высокопроизводительной работы базы данных с большим количеством активных пользователей. При изменении отдельного модуля появляются значительные трудозатраты по сохранению этих высоких качеств производительности системы.

Автоматизируя управленческий учет в 1с 8, многие компании все чаще внедряют профильные программные продукты по управленческому учету, потому что такие программы:

• имеют широкий набор инструментов по организации учета с требуемым уровнем оперативности и аналитичности;
• их методические модели гибко и быстро адаптируются под оптимальную схему производственных деятельности, с учетом накопленного опыта или требований учета новых направлений деятельности;
• учетные модули методически независимы, появляется больше возможностей для максимальной автоматизации бизнес-процессов и последующему сопровождению осуществленных изменений;
• рабочая нагрузка на систему распределена между учетными модулями, а производительность каждого отдельного модуля высокая;
• между учетными модулями мигрирует только необходимая информация, обеспечивая надежную конфиденциальность.