Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Автоматизация процессов подготовки управленческой отчетности

Обновлено 27.05.2019 в 12:50 10 540 просмотров

Понимание управленческого учета практически в каждой компании свое, но общее определение, которое все же наиболее полно его характеризует, звучит так: установленная организацией система регистрации и обобщения информации о деятельности компании с целью управления данной деятельностью. Другие потребности решают, например, системы бухгалтерского и налогового учета, поэтому не так важно, чтобы система управленческого учета охватывала все аспекты деятельности компании. Важно, чтобы управленческий учет был оперативен, чтобы данные можно было планировать, сопоставлять, но при этом избегать крайностей, собирая данные с избыточной для целей управленческого учета детализацией, или наоборот – отслеживая только общий тренд.

В процессе развития и роста предприятия, рано или поздно, приходят к потребности автоматизировать учет. При этом автоматизация бардака может привести только лишь к автоматически формируемому бардаку, но этот бардак уже будет формироваться без каких-либо действий со стороны пользователей. Следовательно, чтобы управленческий учет соответствовал своим характеристикам, а управленческая отчетность удовлетворяла те нужды, для которых ее собирали, в самом начале нужно сформировать основные принципы управленческого учета и в соответствии с ними выстроить процесс, а уже только после этого переходить к выбору автоматизированной системы.

При выборе системы также важно не кидаться в крайности и иметь в виду, что внедрение комплексной системы может потребовать не только разработки новых регламентов работы, но и перестройки огромного числа бизнес-процессов на предприятии. Напротив, внедрение слишком легкой, простой системы может потребовать огромного объема доработок и модификации настроек, чтобы удовлетворить требования управленческого учета, что приведет к несоразмерному повышению ее стоимости.

Из-за сложности такого выбора в качестве системы управленческого учета многие используют 1С:Бухгалтерия, где ведут учет параллельно с регламентированным, проводят хозяйственные операции, дополняя и наращивая аналитики. Это понятный способ отображения хозяйственных операций с понятным способом балансировки. К тому же бухгалтерский учет в том или ином виде реализован у всех. При этом такое ведение учета имеет ряд недостатков перед преимуществами отдельных специализированных решений.

Возможности специализированного решения для автоматизации управленческого учета «WA: Финансист»

Когда мы разрабатывали блок Управленческого учета и учета по стандартам МСФО «WA: Финансист», мы создавали универсальную учетную модель, которая дает возможность ведения учета на регистре плана счетов, на регистре бухгалтерии. Они настраиваемые, и за счет этого может быть реализована любая модель, которая впоследствии послужит для построения структуры управленческих отчетов. При этом «WA: Финансист» – отдельностоящая система, что обеспечивает независимость в данных управленческого учета от внешних учетных систем, откуда «WA: Финансист» только забирает с какой-то периодичностью данные, отражает их на своих учетных регистрах, а на основании этих данных строятся отчеты в необходимых измерениях и разрезах.

Это реализовано через заложенный в системе механизм интеграции с внешними системами, разработанными как на платформе 1С, так и с любыми другими, включая загрузку из таблиц Excel. При этом таблицы Excel можно превратить либо в набор проводок, которые отразятся на регистрах управленческого учета (транзакций), либо непосредственно передавать их в отчетные формы.

Из-за того что мы говорим об отдельностоящей системе, очень важен вопрос хранения информации о первичном документе, который послужил основанием регистрации данных хозяйственных операций для целей управленческого учета. Решение обеспечивает возможность хранения этой информации: мы всегда знаем, каким документом, какая проводка для целей управленческого учета была сформирована во внешней учетной системе, а при необходимости можно «провалиться» в документ, получив те данные, которые послужили основанием для нашей транзакции.

Каждое предприятие строит управленческий учет по своим собственным принципам, то есть выстраивают свой набор отчетов: для кого-то достаточно форм, которые соответствуют стандартам российского бухучета или просто берутся из заполненных данных баланса, кому-то нужен отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках. Кому-то важно готовить отчетность по стандартам МСФО и делать там собственные отчетные формы о финансовом положении и о движении денежных средств, а у кого-то могут быть особенные отчеты в виде расчета KPI или других финансовых показателей.

Чтобы обеспечить такую функциональность в «WA: Финансист» реализован конструктор отчетов, который позволяет вывести данные из внешних учетных систем в текущую в том виде, который необходим конкретному пользователю. А поскольку конструктор – часть пользовательского интерфейса, то работа программиста-разработчика минимизируется. Пользователи могут самостоятельно создавать отчеты, которые им необходимы, и формировать их неограниченное количество раз за различные периоды.

«WA: Финансист» – это система автоматизации финансовой деятельности компании. Решение состоит из нескольких отдельных блоков, что дает возможность заказчикам выбрать только тот функционал, который им нужен:

  • «Управление денежными средствами» – функционал казначейства
  • «Бюджетирование»
  • «Управленческий учет/МСФО»
  • «Контракт-менеджмент» – функционал управление договорами

Все эти блоки могут работать отдельно, независимо друг от друга и в составе единого программного комплекса, что дает свои преимущества.

В одном информационном пространстве можно формировать планы, задавать регламент исполнения этих планов (то есть обеспечить процесс планирования), оперативно отслеживать использование запланированных средств, а по данным управленческого учета собирать сведения о фактическом исполнение этих бюджетов. То есть можно не только использовать оперативные данные в необходимых разрезах аналитики, но и следить за трендами – как происходит изменение того, что мы первоначально запланированы, и тех данных, которые мы имеем, выполняя свою хозяйственную деятельность.

Как могут формироваться отчеты подсистемы управленческого учета в «WA: Финансист»

В «WA: Финансист» реализовано несколько моделей подготовки отчетных форм, которые могут использоваться различными компаниями в виду особенности их деятельности. Мы рассмотрим три способа, но этим возможности программы не ограничиваются, хотя бы потому что их можно между собой комбинировать.

Непосредственно по данным внешних учетных систем

В этом варианте работы «WA: Финансист» служит только для работы с источниками данных, а внешние учетные системы рассматриваются как хранилища, из которых можно получить выборки и передать их в отчет, используя их по необходимости. Например, из системы бухгалтерского учета нужно забрать отчет (оборотно-сальдовую ведомость) и перевести его в иную учетную форму, при этом потребности в изменениях и регистрации корректировок у нас нет. С помощью универсального механизма работы с источниками система подключается к конечной учетной системе (бухгалтерской), забирает оттуда данные из этой ведомости и помещает в соответствующие ячейки отчетности. Представьте, что у вас есть таблица Excel, которая может обратиться к бухгалтерской программе и заполнить свои ячейки результатами бухгалтерского учета – так работает этот вариант функционирования системы.

После трансляции данных на регистр управленческого учета

Механизм усложняется, когда необходимо регистрировать данные в «WA: Финансист» на план счетов управленческого учета и, возможно, обеспечивать возможность внесения корректировок. Это стандарт подготовки отчетности для компаний, которые не являются группой компаний и которые ведут учет в одном национальном плане счетов либо просто на одном плане счетов.

Формируются механизмы работы с источниками данных и выборки данных из внешних учетных систем. Они превращаются в набор транзакций, отраженных на плане счетов управленческого учета в виде специальных операций и специальных документов. Они дополняются документами параллельного учета, подвергаются корректировкам, например, реклассификации, сторнированию или любых других.

Этот вариант построения отчетов для систем управленческого учета – обращение механизма к источнику работы с внешними данными ми, это все-таки временное решение проблемы, поскольку, если объем данных, которые необходимо дорабатывать для подготовки отчетности, значителен, то данные из внешних учетных систем придется выгружать порциями. Например, ежедневно, для создания набора транзакций, и уже потом по данным управленческого учета формировать необходимые отчеты.

Трансляция данных на аналогичный регистр с последующим меппингом на единый регистр для подготовки отчетов системы управленческого учета

Когда в обмене участвует несколько учетных систем, при этом каждая из них может использовать свой план счетов или свои стандарты учета, задача построить отчетность усложняется. Для каждой учетной системы настраивается план счетов трансляции для сопоставимости. В системе «WA: Финансист» реализован специальный механизм, который позволяет сопоставить данные странслированные к нам с теми данными, которые находятся в учетной системе источника.

То есть специальная обработка подключается к внешней учетной системе, где сформировали, например, оборотно-сальдовую ведомость, и сверяет с данными, которые странслированы на аналогичный план счетов, но уже в системе «WA: Финансист», и показывает все отклонения (если произошли корректировки, появились новые документы, не попавшие в трансляцию, и т.д.). С помощью такого механизма контроля их легко «отловить» и перетранслировать из внешних учетных систем в «WA: Финансист».

Таких планов счетов система поддерживает неограниченная количество, что позволяет создать индивидуальный набор планов счетов для трансляции. Что дальше? В системе есть план счетов управленческого учета, на который по правилам меппинга эти данные переводятся. То есть получается двухэтапная трансляция: сначала полностью транслируются операции, делается, по сути, слепок информационной базы на уровне проводок уже на плане счетов управленческого учета и по правилам мэппинга передаем на план счетов управленческого учета, на основании которого мы будем строить отчеты в системе. Уже этот план счетов управленческого учета дополняется документами параллельного учета и корректировками. Получается выборка данных, которые служат основанием для построения отчетов в системе. Все эти данные сохраняют свои источники, то есть система позволяет увидеть, на основании какого документа они были сформированы и к чему это привело.

Этот вариант подходит, когда нужно собрать консолидированную отчетность по компаниям, которые используют разные национальные планы счетов. Например, в группе компании есть подразделения, которые находятся в составе российского бухгалтерского учета, украинского и казахского.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Управленческий учет решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар