Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Автоматизация бюджетирования в строительной отрасли. Проектный опыт

Обновлено 27.05.2019 в 12:50 10 535 просмотров

В большинстве строительных компаний уровень бюджетирования крайне низкий. Зачастую все бюджетирование сводится к простому составлению смет, а контроль исполнения при этом осуществляется только по деньгам. Известно, что компании начинают задумываться о бюджетировании в тот момент, когда возникает серьезная проблема с деньгами, а уровень автоматизация процессов управления бюджетированием в компании в нынешнем виде не способен поддержать достижение стратегических целей – дальнейший рост доходности.

С какими же конкретно проблемами сталкивается строительная организация без бюджетирования?

  • Отсутствует возможность оперативно контролировать используемые материальные и финансовые ресурсы. Это значит, что у собственника и топ-менеджера нет элементарных инструментов для контроля расходов и распределения ресурсов при постоянно растущих объемах строительства.
  • Из-за недостатка эффективного планирования постоянно возникают форс-мажорные операции, поэтому управление приходится вести в ручном режиме. Полностью отсутствует система контроля фактического использования материалов при строительных работах и, как следствие, осложняется работа отдела материально-технического обеспечения и снабжения. Обеспечение материалами приходится осуществлять по факту, поэтому нет возможности спланировать закупку материала, то есть запланировать затраты на расходы.
  • Отсутствие единой информационной базы, консолидирующей данные по оперативной деятельности. Из-за разрозненных источников данных, предоставляющих данные в различных форматах, отсутствует общая «картина» по организации. При этом процесс предоставления информации используемой при принятии управленческих решений подвергается негативному влиянию человеческого фактора.
  • Отсутствие оперативной, надежной, исчерпывающей информации о состоянии финансово-хозяйственной деятельности необходимой для принятия управленческих решений. Периоды формирования доходов и расходов по объекту строительства не совпадают, что накладывает отпечаток на процесс планирования и получения отчетных данных по прибыли и убыткам, пригодных для принятия управленческих решений.

Бюджетирование от методологии к автоматизации

Бюджетирование – это инструмент контроля, а также средство эффективного управления бизнесом. Какие же цели преследует автоматизация бюджетирования?

  • Прогноз и моделирование финансово-экономического состояния бизнеса;
  • Согласование и утверждение плановых показателей бизнеса;
  • Распределение полномочий и ответственности между участниками бюджетного проекта;
  • Учет, анализ и контроль финансово-экономического состояния бизнеса;
  • Подготовка плановых бюджетов по строительству объектов.

Тщательно проработанный бюджет при этом позволит координировать работу компании-застройщика, быстро реагировать на изменения внешних условий, как в компании, так и в бизнесе в целом. Помимо этого благодаря бюджетам, имеющимся в строительной организации, службы будут четко выполнять свои обязанности и вести контроль исполнения на своем участке и в подразделении, то есть по ЦФО.

Составление бюджетов позволяет приобрести опыт на этапах его разработки и корректировки, а также упрощает его составление на следующий отчетный период. При этом благодаря бюджету можно сопоставить фактически выполненные работы с запланированными, провести план-фактный анализ, посмотреть отклонения и случаи превышения плана над фактом. Бюджет позволяет выявить, на каких конкретно участках произошло отклонение в бюджете, и оперативно провести корректировочные действия. Наконец, система бюджетирования позволяет рационально распределить необходимый объем ресурсов компании на инвестиции в строительство.

Принципы построения системы бюджетирования в строительной организации

Принципы построения системы бюджетирования в строительной организации сходны с классической моделью, которая состоит из:

  • Моделирование целевых показателей (отчетность, регламенты);
  • Формирование рабочего бюджета (бюджеты объектов, бюджета доходов и расходов, составление формы бюджета движения денежных средств);
  • Утверждение самого бюджета (его консолидация, сохранение от изменения запланированных данных);
  • Учет фактических данных (соответствие факта исполнения движения денежных средств из доходов и расходов, а если говорить о строительной организации, это списание поступления материальных активов);
  • Анализ отклонений от запланированных показателей (провести план-фактный анализ и посмотреть отклонения по тем или иным статьям, либо по подразделениям, по доходам и расходам);
  • Внести корректировки для дальнейшего планирования (будь то бюджет доходов и расходов или бюджет движения денежных средств, нужно понять в каких подразделениях есть какой-то перерасход, либо наоборот – какие-то расходы были недозапланированы).

Построения системы бюджетирования для строительной организации

Клиентом были выдвинуты требования к целевой автоматизированной системе:

  • Формирование планирование бюджета объекта, БДДС;
  • Управление обеспечением производства материальными ресурсами;
  • Управление денежными средствами;
  • Управление договорами;
  • Управление регламентами.

При этом к подсистемам также выдвигались требования.

Подсистема Бюджетирование должна представлять собой инструментарий для осуществления следующих задач:

  • Планирование в разрезе центров финансовой ответственности (ЦФО) и статей бюджета, объектах строительства;
  • Планирование в финансовых и натуральных показателях (помимо денежных необходимо планирование в количественном выражении, например, по материалам, по видам выполняемых работ);
  • Поддержка различных горизонтов планирования (год/квартал/месяц);
  • Возможность формирования нескольких сценариев планирования (оптимистичному или пессимистичному);
  • Проведение план-факт анализа, а также анализа различных сценариев бюджетов (как оперативного, так и стратегического).

К управлению обеспечения производства материальными ресурсами в части задач выдвигались такие требования:

  • Ведение массивов нормативно-справочной информации, необходимых для учета материальных ресурсов. Был загружен справочник из смета.ру с видами работ/спецификациями заполнен номенклатурами работ с указанием необходимого количества и единиц измерения;
  • Реализация заявок на обеспечение материалами;
  • Реализация предложения поставщиков, конкурентного анализа предложений поставщиков;
  • График производства работ по объекту строительства и план обеспечения материальными ресурсами, в зависимости от видов работ, включенных в график работ по объекту;
  • Возможность регистрации факта выполнения работ;
  • Учет перемещения материальных ресурсов с одного объекта строительства на другой;
  • Нормативное списание затрат на основании данных о выполнении работ, в оперативном режиме получаемых с объекта;
  • Управление остатками товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения в разрезе объектов строительства. Возможность фиксировать расхождения между запланированными и фактически использованными материальными ресурсами.

Управление денежными средствами

  • Формирование заявок на расходование денежных средств строго в системе;
  • При записи документа система должна контролировать заявку на соответствие бюджетным лимитам (показывать, насколько заявка превышает бюджет при согласовании);
  • Возможность прикрепления файлов (с историей, кто эти файлы прикрепил);
  • Формирование реестра платежей (дополнительный инструмент контроля);
  • Отражение фактических платежей.

Управление договорами

  • Ведение реестра договоров с контрагентами;
  • Прикрепление файлов, сканов договоров и прочих связанных документов;
  • Процедуры согласования договоров ответственными лицами;
  • Уведомление исполнителей о поставленных задачах согласования договоров;
  • Формирования отчета «Реестр договоров» по видам выполняемых работ и видам работ, выполняемых контрагентами.

Данные шаги были реализованы непосредственно на проекте внедрения «WA: Финансист» в строительной организации.

Была разработана система формирования плана производства работ. План производства работ, по сути, является сметой объекта, которая заполнялась в проекте данными по видам работ, которые должны были быть исполнены на проекте. В смету входила спецификация в разбивке по номенклатурам работ с указанием количества единиц измерения для выполнения тех или иных работ.

Были разработаны рабочие бюджеты объектов и бюджет движения денежных средств – их формы и соответствие номенклатуры работ статьям бюджетирования, и на основании этих данных мы смогли реализовать бюджеты объектов и сформировать бюджет движения денежных средств, то есть запланировать эти данные непосредственно по статьям.

Была разработана схема согласования и утверждения этих бюджетов – маршрутизация, ответственные лица в зависимости от подразделения, либо центра финансовой ответственности. После согласования эти бюджеты становились плановыми данными.

Разработана схема предоставления плановых данных для план-фактного анализа.

Был произведен учет товародвижения на объектах (до этого компания вела учет в Excel). Были созданы документы поступления материалов на объект, учет материалов по количеству и по стоимости, также было разработано получение усредненной стоимости материалов, которая вводилась в систему автоматически и заполнялась при формировании плана производственных работ как плановая цена на те или иные материалы.

Была разработана схема учета движения денежных средств и контроля на соответствие запланированных данных в бюджете. Теперь заявки проходят контроль соответствия бюджету в системе до того, как отправляются по маршруту согласования, где ответственные лица их и согласовывают, а на основании этих заявок формируются платежные поручения. На следующий день, когда выписки подтверждаются, они загружались в систему, распределялись в системе на основании ЦФО и статей расходов, становясь фактическими данными для формирования план-фактного анализа.

Был разработан отчет по бюджету движения денежных средств, бюджету объекта, бюджету доходов и расходов, при формировании которого можно оценить расхождения по статьям, по запланированным видам работ и по объектам, как в денежном эквиваленте, так и в процентном.

Также мы можем увидеть расхождение по количеству запланированных работ – сколько работ в бюджете объекта было запланировано, и сколько на конечном этапе их было выполнено, а также увидеть расхождение по материалам – сколько было закуплено материалов в общем по тому или иному объекту, соответствует ли это плану, либо есть перерасход.

При этом система позволяет списать больше материалов, чем было запланировано, но с уточнением цели и причины. Если же последние не удовлетворяют руководство, есть возможность запросить у ответственных лиц комментарии о том, почему случились расхождения по тем или иным видам данных и почему израсходовано, например, больше материала, чем запланировано в системе.

На основании план-фактного анализа была разработана система принятия управленческих решений и корректировочных действий. В компании была необходимость в планировании на месяц, квартал и год, но с возможностью проводить корректировочные действия с запланированными бюджетами. При этом текущий бюджет не должен был быть изменен: в него вносились корректировки, история их внесения сохранялась в системе, а в дальнейшем план-фактный анализ формировался уже с их учетом.

Схемы работы строительной организации, разработанные на базе «WA: Финансист». Схема процесса планирование бюджета объекта и бюджета движения денежных средств

Схема предусматривает инициацию заявки на производство работ инициаторами – пользователями системы, которые наделены дополнительными правами на создание того или иного документа (в системе настроены разграничения прав доступа).

Создается план производства работ – смета, которая заполняется видами работ по тому или иному объекту, которые необходимо запланировать. Также там указывается сам вид работ. При этом во внешней табличной части автоматически заполняется спецификация – структура работ, которые необходимы для выполнения того или иного вида работ с указанием единиц измерения. При этом в верхней части, если меняется количество работ, которые необходимо выполнить на объекте, система автоматически начинает пересчитывать саму спецификацию в зависимости от количества работ. Спецификация по номенклатуре работ, по материалам, также пересчитывается.

Также заполняются данные по выполнению – дата начала и дата окончания выполнения работ, и при этом система автоматически заполняет усредненную стоимость материалов на объекте по тому или иному виду работ. Она заполняется путем регистрации этих данных, а когда поступают материалы на объект все также регистрируется в системе. Усредненная стоимость записывается в учетные регистры, и далее при заполнении стоимости система автоматически их проставляет. Если, например, было поступление той или иной номенклатуры в разные дни по разной цене, то система считает усредненную стоимость и ее туда прописывает.

После того как сформирован план производства работ, можно на его основании сформировать бюджет объекта. Что он собой представляет? Он копирует те данные, которые вводились в план производства работ. При этом в табличной части представлены разрезы данных – общее количество стоимости по работам и общее количество стоимости самого бюджета по строительству того или иного объекта: указано количество материалов (усредненная стоимость) и количество выполненных работ (усредненная стоимость) – общая стоимость бюджет объекта.

При этом на основании бюджета объекта можно сформировать сам бюджет по бюджету движения денежных средств, то есть планировать бюджет по статьям доходов и расходов. Бюджет также создается на основании бюджета объекта, но прежде чем его сформировать, необходимо сделать соответствие видов работ, соответствие номенклатуре работ и соответствие статьям, чтобы все это автоматически заполнялось в системе.

После того как в системе эти данные приведены в соответствие, можно сформировать бюджет, где указаны непосредственно статьи движения денежных средств, либо статьи доходов и расходов. При этом периоды по выполнению планов работ заполняются автоматически. Например, если работ распланировано на полгода, а период – месяц, в бюджете система автоматически распишет столбцы по месяцам.

После этого бюджет отправляется по маршруту согласования. Маршрут создается в зависимости от совпадения условий, например, условия по совпадению организации или по ЦФО. Бюджет также может создаваться по отдельным ЦФО, а в дальнейшем при формировании план-фактного анализа можно вывести общий консолидированный бюджет по всем подразделениям. После этого согласования бюджет попадает в учетный регистр, где происходит формирование план-фактного анализа.

Что делать, если необходимо внести корректировки: допустим, забыли запланировать какую-то статью по перечислению заработной платы или изменить статью по налогам. Хотя текущий бюджет уже закрыт, в этих случаях можно воспользоваться таким документом, как «Корректировка». Он создается на основании текущего бюджета, и туда копируются все данные, но при этом появляется дополнительный столбец, в который можно внести изменения, уменьшить какую-то статью.

Также в системе предусмотрен шаблон документа, который применяют, чтобы ежемесячно заново не заполнять статьи и исключить человеческий фактор, а просто активировать шаблон, при выводе которого система автоматически загрузит табличную часть бюджета и можно будет указать только сумму соответствующую плану.

Схема процесса управления обеспечением производства материальными ресурсами

Инициатор создает в системе план производства работ и отправляет его по маршруту согласования и утверждения. На основании плана производственных работ формируется лимит на заборную карту. Она имеет печатную форму и показывает, какие работы запланированы по объекту, сроки их выполнения, запланированное количество этих видов работ.

Также по плану производства можно сформировать сводный сметный расчет, куда вносятся данные по тем работам, которые, например, будут выполнены собственными силами, а также работы, которые будут выполнять субподрядчик. При этом система автоматически, по имеющемуся виду работ, подберет список субподрядчиков, которые могут выполнять эти работы (в системе по каждому контрагенту предусмотрено указание видов работ). Далее можно провести тендерную работу с этими субподрядчиками, то есть автоматически собрать для них данные по работам, узнать, какую стоимость по выполнению тех или иных работ они могут предложить, обратиться к истории выполнения таких работ.

Помимо этого, на основании плана производства работ можно сформировать график поставки материалов, который также отправляется по маршруту согласования. На его основании формируются заявки на обеспечение материалами на основании графика поставки материалов, либо просто вводом новой заявки. При этом в текущем проекте были заданы ограничения: если заявка создается вне графика, то система блокирует эти данные, пользователь пишет запрос, и только с разрешения руководства добавляет заявку на закупку в систему, например, если случился форс-мажор. После того, как заявка прошла по всем этапам согласования, инициатору – ответственному лицу отдела материально-технического снабжения, приходит уведомление, что необходимо приготовить предложение поставщику. Предложение имеет печатную форму для рассылки поставщикам, которые, в свою очередь, должны ответить предложением с обозначением стоимости поставляемых материалов, сроков поставки и т.д.

Предложения вносятся в систему, где руководитель проекта согласовывает закупку материалов у конкретных поставщиков. На основании выбранных предложений пользователь-инициатор, создавший заявку на обеспечение материалами, создает заявку на платеж. То есть в табличной части выбирается материал, который необходим, выбирается согласованный поставщик (выделен зеленым цветом) и система автоматически формирует заявку на платеж. При этом система блокирует выбор поставщика, который не был согласован. После заполнения количества и стоимости поставки, запускается процесс согласования заявки на платеж.

Схема процесса управления денежными средствами

Заявка на платеж может формироваться на основании предложения поставщиков, а может и без этого (например, необходимо оплатить какие-то дополнительные услуги), для чего в системе разработана заявка на платеж без основания, заполнение которой зависит от вида операции. К такой заявке обязательно должны прикрепляться сканы подтверждающих документов. Прежде чем отправить заявку по маршруту согласования, надо пройти контроль на соответствие бюджету, и проверить количество запланированных средств по той или иной организации в разрезе центров финансовой ответственности.

Прошедшая заданный маршрут согласования, согласованная заявка попадает в платежный календарь. Казначей, оперирующий этими данными, смотрит, не вызовет ли заявка кассовые разрывы, и если да – устраняет путем перемещения этих заявок, а после этого формирует реестр платежей. На рассматриваемом проекте реестр платежей – это дополнительный элемент контроля, куда попадают заявки, которые необходимо оплатить сегодня. Он отправляется также по маршруту согласования, и после согласования на его основании формируют платежное поручение. То есть можно выбирать каждую заявку, а можно – реестр платежей целиком, и сформировать платежное поручение по всем заявкам сразу.

После этого платежное поручение выгружается в Банк-клиент, а на следующий день исполненное платежное поручение с пометкой об исполнении загружается в систему. Система автоматически «подтягивает» платежные поручения и заявку, на основании которой было создано списание, и она попадает в учетный регистр, откуда фактические данные попадают в отчетную систему для план-фактного анализа, и формируются документы движения денежных средств.

Схема процесса поступления материалов на объект

Эта схема была разработана специально под проект в строительной отрасли. Инициатор в программе создает поступление материалов на объект, обязательно прикладывая скан первичных документов, – заполняется табличная часть в накладной, где прописывается, какие поступили материалы и от какого контрагента. После этого запускается бизнес-процесс – регламентное задание участникам согласование этого бизнес-процесса:

  • Заявка проходит контроль факта поступления материалов на объект (ответственное лицо, которое изначально отправило этот бизнес-процесс, например, руководитель отдела материально-технического снабжения, либо материально ответственное лицо на объекте, проверяет факт поступления и подтверждает его в системе).
  • Далее запускается процесс контроля получения оригиналов документов на объекте (со своим ответственным лицом), и сканы этих документов также прикрепляются к поступлению этих материалов на объект.
  • И третий бизнес-процесс – это контроль получения оригиналов документов в бухгалтерией, предотвращающий потерю первичных документов, что имело место быть до проекта. Поступление первички в бухгалтерии фиксировалось в системе ответственным лицом. Если первичные документы не поступали, в системе отображалась переписка по процессам, чтобы инициатор, который запустил поступление материалов, предоставил первичные документы.

После согласования данные попадают в учетные регистры, которые являются основанием для формирования отчета в системе по поступлению материалов на объект.

Схема процесса перемещение материалов с объекта на объект

Инициатор создает в системе документ, который называется перемещение материалов с объекта на объект. Программа автоматически контролирует наличие и количество перемещаемых материалов на объекте, то есть документ будет невозможно создать, если материал отсутствует, а мы хотим его переместить, или если, например, материал присутствует, но количество не соответствует требуемым данным.

После этого запускается бизнес-процесс по согласованию перемещения с объекта на объект: первоначально проходит согласование на перемещение материала с объекта на объект, то есть ответственному руководителю приходят уведомления, что в системе создано перемещение материала и нужно это перемещение утвердить. Если ответственное лицо подтверждает это перемещение, документы идут дальше по маршруту согласования, и далее ответственному лицу на объекте приходит уведомление о необходимости подтвердить выбытие материалов с его объекта. Последний процесс согласования перемещения – это подтверждение ответственного лица с объекта, куда были перемещены материалы, о получении.

Все эти данные поступают в учетный регистр для формирования отчетов по списанию материалов, а также сохраняются в истории.

Схема процесса списание материалов согласно выполненным работам

Данная схема была нужна для контроля списания материалов и выполненных работ, а также для формирования план-фактного анализа по бюджету объектов. Инициатор создает документ списания материалов, где он указывает, какие виды работы выполнены. Система контролирует описание видов работ, то есть была ли по тому или иному объекту запланирована такая работа, и количество материалов.

Когда указано, какие виды работ нужно выполнить, необходимо списать материал в документе. В нижней табличной части открываются данные по количеству материалов на этом объекте, и пользователь может списать их. Пользователю дана возможность списать больше материалов, чем было запланировано, но при этом все эти данные попадут в учетный регистр, и в дальнейшем ему придется давать объяснения, по какой причине он списал больше материалов, чем было запланировано по этому виду работ.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Бюджетирование решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар