Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Самостоятельная автоматизация казначейства

Обновлено 27.05.2019 в 12:48 10 511 просмотров

Прежде чем перейти к описанию самостоятельной работы непосредственно с системой автоматизации, рассмотрим, для чего вообще необходима автоматизация Казначейства, как определить, нужна ли она организации в принципе, как подготовка к автоматизации Казначейства поможет понять проблемы, имеющиеся или регулярно возникающие в вашей компании.

Все это очень важные темы, в которых вам в любом случае придется разобраться, чтобы автоматизация дала желаемые результаты. Поэтому, только после их рассмотрения, мы поговорим о том, как подготовить программу для автоматизации процессов казначейства, на примере нашего программного продукта «WA:Финансист» покажем настройку приложения управления Казначейством, загрузим справочники, настроим управленческий учет, то есть продемонстрируем, как самостоятельно начать работу без привлечения сторонних специалистов.

Предпосылки к автоматизации Казначейства

Чтобы выявить причины, чаще всего «запускающие» процессы, которые приводят, в конце концов, к автоматизации, нужно ответить на несколько вопросов.

Первый из них: хватает ли денежных средств для обеспечения потребностей компании? Этот вопрос самый важный, так как дефицит денежных средств может привести к невозможности своевременной выплаты налогов, заработной платы сотрудникам, возникновению просрочек платежей по кредитам и займам и нарушению сроков оплаты остатков по договорам. Это, в свою очередь, приведет не только к начислению штрафов неустоек и пени, но и к ухудшению кредитной истории, а также к потерям в части деловой репутации.

Второй вопрос: возникают ли в компании кассовые разрывы? Кассовым разрывом называют ситуацию, при которой текущие поступления денежных средств не перекрывают операционные расходы компании. В нормальной рыночной ситуации кассовые разрывы являются результатом серьезных управленческих просчетов, а также свидетельством того, что в компании отсутствует график платежей. Именно из-за этого мы не имеем возможности в реальном времени оперировать денежными средствами на расчетных счетах, оценивать, где у нас излишки денежных средств, а где – их нехватка.

Следующий важный вопрос-«предпосылка»: имеется ли конкуренция подразделений внутри компании за пользование денежными средствами? Подразделения, если рассматривать их с точки зрения Бюджетирования, являются центрами финансовой ответственности – доходными или расходными. Кто-то из них излишне расходует денежные средства, планируя, что будет расходовать меньше, но в план не укладывается, либо наоборот – запланировав больше, потратил меньше, потому что чем столько не нужно было изначально. При этом мы не можем оперировать денежными средствами в разрезе наших подразделений и контролировать, кто и как использует денежные средства, не можем их перераспределить в режиме реального времени, что приводит к дефициту и конкуренции между ЦФО.

Очень важно задать себе вопрос, возникали ли ситуации бесконтрольного выбытия денежных средств в компании? Если да – мы не видим, а значит и не контролируем, куда у нас уходят денежные средства и в каком количестве, правильно ли мы производим оплаты поставщику, в срок ли мы это делаем, соответствуют ли суммы, которые мы оплачиваем, условиям договоров и т.д.

Это очень важные вопросы, о которых стоит задуматься, и если ответы на них положительные, должна возникнуть идея об исправлении ситуации.

Еще один важный вопрос

Разобравшись с предпосылками и задумавшись об автоматизации, насущным становиться еще один важный вопрос: насколько ваша компания готова к автоматизации казначейства? Чтобы это выяснить, нужно в свою очередь задаться еще двумя вопросами.

Можно ли автоматизировать те процессы, те схемы, по которым и строится работа компании? Например, формирование заявок на платеж, формирование платежного календаря… И вообще – существует ли четкое понимание схем и процессов, которые придется автоматизировать, у собственника, возможно ли вообще их формализовать? Потому что если у вас в организации хаос, при автоматизации мы просто его автоматизируем, и у нас получится автоматизированной хаос.

Готова ли компания к автоматизации на уровне персонала? Это важный вопрос, потому что отражает одну из самых распространенных проблем автоматизации – нежелание персонала переходить на автоматизированную систему. Сотрудники привыкли работать в Excel, их все устраивает, никаких дополнительных затрат (время на обучение, перестройка работы, смена привычек) не требуется. Помимо этого при автоматизации большинство сотрудников думают, что у них появится больше работы, или, наоборот, что их уволят, поэтому лучше бы ничего не делать.

Когда вы четко понимаете, как и что работает в вашей компании, проработали мотивацию персонала и зафиксировали главные цели автоматизации, пора приступать к выбору программного решения.

Возможности типовой «коробки» «WA: Финансист»

  • Регистрация плана движения денежных средств, согласование бюджетов и ввод корректировок;

Бюджет в системе формируется в разрезе организации, подразделение и ЦФО. Существует возможность корректировок бюджета и формирования отчетов с учетом этих корректировок в дальнейшем. Если вы формируете бюджет в Excel, то у вас при согласовании или корректировке бюджета возможность влияния человеческого фактора (кто-то занес ни те данные, кто-то скорректировал первоначальные данные) очень высока. В автоматизированной системе все эти процессы фиксируются, сохраняется первоначальный бюджет, сохраняется история корректировок, если таковые имели место.

  • Оперативное управление использования денежных средств через механизм согласования заявок;

В систему встроена функция согласования заявок и настройки маршрутов для согласования. Пользователь создает заявку, она отправляется по определенному маршруту согласования в зависимости от тех условий, которые были прописаны. При этом система контролирует соответствие заявки и бюджета.

  • Распределение запланированных платежей между расчетными счетами и кассами с помощью интерактивного инструмента «Платежный календарь»;

Функция платежного календаря позволяет устранить кассовые разрывы, спланировать платежный день на текущую неделю или на неделю вперед. Увидев заранее возможность возникновения кассового разрыва, можно оперативно оценить положение в части движения ДС и переместить заявки на другие даты оплаты, то есть устранить кассовые разрывы в реальном времени. При этом все перераспределения будут записаны в системе.

  • Взаимодействие с системами клиент-банков, как поддерживающих формат обмена 1С, так и использующих собственный формат обмена;

Никаких дополнительных настроек при загрузке или выгрузке платежного поручения не нужно., Загружается платежное поручение в стандартном формате 1с.txt, как и в бухгалтерии, выгружается в Банк-клиент и производится оплата.

  • Контроль и анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности.

Можно контролировать создание заявок, выводить отчеты, если у вас перерасход по бюджету, и формировать план-фактный анализ, также вести ведомость по движению денежных средств.

Схема автоматизированного процесса УДС в «WA: Финансист»

Схема процесса управления денежными средствами, которую можно собственными силами выстроить на предприятии, приобретя просто коробочную версию программы, то есть, используя только ее стандартный функционал, включает все необходимые «узлы». Рассмотрим ее детально.

В первую очередь – это формирование бюджетов и в разрезе и организаций, и ЦФО. Это позволит в дальнейшем при формировании отчетов выводить информацию, например, по группе компаний в разрезе ЦФО, по статье оборотов, либо мы можем вывести отчет (план-фактный анализ) по отделам организации также в разрезе ЦФО. Здесь все будет зависеть только от сделанных вами настроек. То есть формирование отчетов не потребует никаких дополнительных доработок, к тому же в системе это настраивается достаточно просто.

Корректировка бюджета у нас формируется на основании текущего бюджета. То есть сформированный бюджет, согласованный в системе «WA: Финансист», записывается на учетные регистры, но возникает необходимость его скорректировать, например, если забыли запланировать какую-то статью. Именно для этого существует такой документ, как корректировка бюджета. Корректировка бюджета, как было уже сказано, оформляется на основании текущего бюджета, но при этом добавляется дополнительный столбец, где пользователь может его скорректировать, то есть внести какие-то исправления в ту или иную статью планирования, а если забыли запланировать – просто добавить новую статью.

Что касается бюджета корректировки бюджета, то он может отправляться по маршруту согласования. Все зависит от того, как настроен в организации этот бизнес-процесс. Маршрут согласования формируется в разрезе условий, при совпадении которых система «понимает», что необходимо отправить по тому или иному маршруту согласования.

Список пользователей может быть достаточно большой, здесь все зависит от документов, которые необходимо согласовать. Согласования в нашей системе могут создаваться как в рабочих днях, так и в часах. Уже согласованный бюджет или корректировка бюджета записывается в учетный регистр. Эти данные будут являться плановыми для план-фактного анализа, чтобы в дальнейшем сформировать отчет.

Заявки на платеж формируются в системе в разрезе организаций и подразделений, заполняется контрагент, которому необходимо произвести оплату. Если есть необходимость, то можно прикреплять ко всем документам подтверждающие документы – это может быть скан счета, акт выполненных работ и т.д. После того как вы сформировали заявку на платеж, система проверяет ее на соответствие бюджету. То есть пользователь, прежде чем отправить заявку по маршруту согласования, уже может увидеть, если заявка вне бюджета, насколько превышается тот или иной бюджет. Если заявка прошла проверку на соответствие плана и факта, то она отправляется по маршруту согласования.

Внебюджетная заявка не блокируется. Программа позволяет отправить ее по маршруту согласования, но маршрут согласования при этом может быть более сложным, поскольку в нем будет участвовать большее количество ответственных сотрудников, чем участвует для согласования заявки, которая «в бюджете». Для чего это сделано? В организациях случаются либо очень срочные, либо незапланированные платежи. Эта функция предусмотрена для работы с такими ситуациями, когда необходимо принять срочное решение.

Когда заявка отправлена по маршруту согласования и согласована, она попадает в платежный календарь. Платежный календарь можно формировать в системе в разрезе организаций и мест учета денежных средств.

В платежном календаре выводятся остатки на начало рабочего дня и на конец рабочего дня. Остаток на конец рабочего дня у вас будет корректным при условии, что оплачены заявки, которые стоят на текущую дату, либо будет поступление денежных средств на расчетный счет как указано в документах «Планируемое поступление ДС».

Платежный календарь инструмент очень удобный для оперирования кассовыми разрывами, и пользователь с функциями казначея или бухгалтера может непосредственно в самом платежном календаре с помощью функции drag&drop перемещать заявки на разные даты оплаты, тем самым устраняя кассовые разрывы. После всего этого нужно нажать на кнопку «Записать документ», и документы автоматически перезапишутся, то есть не нужно заходить в каждую заявку и изменять дату оплаты.

Реестр платежей – это дополнительный инструмент контроля, то есть его можно не формировать. С его помощью можно задать условия, что формирование платежных поручений в системе невозможно. Он формируется в разрезе организаций, система добавляет заявки по указанному периоду, который выбирает пользователь. Туда попадают утвержденные заявки, и каждый реестр платежа у нас формируется по видам наличных, либо безналичных денежных средств, а также может сформироваться по расчетным счетам. Реестр платежей также можно отправлять по маршруту согласования, и уже на основании согласованного реестра платежей бухгалтер или казначей может формировать платежное поручение.

Платежные поручения, если нет необходимости в реестре платежей, могут формироваться по утвержденным заявкам на расход денежных средств. Если все-таки есть необходимость в реестре платежей, то мы просто выбираем в системе реестр платежей, по которому необходимо сформировать платежное поручение, и система автоматически их загрузит. При этом у пользователя (бухгалтера или казначея) также есть возможность корректировать назначение платежа, прежде чем отправить эти платежки в Банк-клиент. Все достаточно просто: мы формируем платежное поручение (файл в стандарте 1с.txt), которое и выгружаем в Банк-клиент. На следующий день, когда у нас исполнятся платежки, мы загружаем данные в «WA: Финансист». Система автоматически подтянет заявки, на основании которых были сформированы платежные поручения, и распределит по статьям доходов, либо расходов. Если это списание денежных средств, то распределит на ту статью, которая у нас была указана в заявке на платеж; если это поступление денежных средств, то пользователю нужно подтянуть основания, то есть планирование поступления ДС – документы, и система сразу вам распределит их факт. После этого все распределенные документы у нас попадают в учетный регистр и являются фактическими данными для план-фактного анализа.

Как подготовить программу для автоматизации процессов казначейства, то есть планирования

В первую очередь должна быть разработана финансовая структура компании. Это необходимо, чтобы обеспечить эффективную работу системы казначейского управления. Процессы такого управления мы разрабатываем, описываем, внедряем и автоматизируем. В ходе разработки мы определяем участников процесса управления, их функции и роли, а также управленческие действия.

В рамках разработки структуры движений денежных средств для ЦФО мы должны понять, для каких ЦФО какие документы мы будем формировать в системе, разработать процедуру согласования процессов, регистрацию как плановых показателей и их корректировки, так и фактических. Здесь же мы должны будем разработать регламент управления платежами, поскольку без него автоматизация казначейства не будет полной.

Также у организации должен быть разработан маршрут утверждения документов. Это необходимо, чтобы переложить данные регламента на систему. В системе есть настройка маршрутов согласования, поэтому мы должны понимать, куда тот или иной документ будет направляться, по какому маршруту согласования пойдет, и какие условия задать, чтобы согласовать его и дать возможность другим пользователем работать с этим документом.

И один из самых важных моментов – это разработка процедуры управления платежами, а особенно согласования внебюджетных, незапланированных платежей. Разработка описывает порядок формирования заявок на платеж, процесс контроля несоответствия бюджета, планирование поступлений, формирование платежного календаря и т.д.

Это нужно первоначально разработать внутри компании, чтобы впоследствии переложить на автоматизированную систему.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Управление денежными средствами решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар