Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Автоматизация управленческого учета

Обновлено 27.05.2019 в 12:48 10 576 просмотров

Для начала разберемся, с чего начать разрабатывать методологию внедрения управленческого учета, что она в себя включает и без каких документов вам будет сложно обойтись.

Мы будем говорить об управленческом учете как об учете, который не регламентируется РСБУ или другими законодательными актами. То есть система внутреннего учета в данном случае может опираться на разработанные практики РСБУ, МСФО или может быть составлено полностью на внутренних корпоративных стандартах.

Задача управленческого учета, с нашей точки зрения, – отвечать внутренним информационным запросам управленцев и владельцев бизнеса, чтобы принимать качественные решения по управлению организацией.

Приведем примеры ситуаций, когда эта задача наиболее очевидна.

  • Например, если ваша организация – Открытое акционерное общество, и вы планируете, например, выпустить ваши акции на биржу, особенно при первом размещении, то биржа совершенно точно попросит вас составлять отчетность по МСФО, а вдобавок и проаудировать ее.
  • Для вашего бизнеса предусмотрены отраслевые стандарты. Например, сегмент гостиничного бизнеса готовит свою отчетность по стандартам USALI. Они тоже не регламентированы и по сути являются уточнением международных стандартов финансовой отчетности.
  • Например, ваш бизнес – группа организации, которые расположены в разных географических регионах или занимаются разными видами деятельности. Для управленцев в таком случае более важную и полезную информацию будет содержать отчет в разрезе деятельности, либо географического сегмента.

Характеристики качественного учета должны обязательно включать в себя:

  • Полноту охвата всех аспектов учета;
  • Управленческий учет должен быть достаточно оперативен для внутренних запросов. Например, если вам нужно проанализировать данные по оборотному капиталу предприятия, но специалисты могут вам подготовить их только спустя неделю, то такая информация потеряет часть своей полезности для пользователей;
  • Информация управленческого учета должна быть сопоставима, как минимум, в контексте периода, чтобы у вас была возможность отследить динамику;
  • Управленческий учет должен быть достаточно детализирован, для того чтобы пользователь понимал, что данные, которые содержатся в учете, прозрачны и понятны, а также, естественно, их можно проверить.

Разработка систем управленческого учета должна двигаться в трех направлениях:

В первую очередь нужно принять основополагающее решение, по какому принципу в организации будет составляться отчетность – будет ли это МСФО, РСБУ или это будет что-то другое. Глобально это описывается, как правило, в Учетной политике, где мы определяем принципы управленческого учета.

Второе направление – это описание прикладной методологии (очень многие путают понятия политики по управленческому учету и методологии, а это два разных понятия: если в политике мы прописываем какие-то базовые вещи для учета, то методология – это четкая инструкция к действию). Иногда организации предлагают услуги методолога, который понимая управленческий и бухгалтерский учет на предприятии, разрабатывает конкретную методологическую схему, как и при помощи каких показателей и расчетов достичь результатов сближения с учетной политикой организации.

Последнее направление не менее важное, но о нем все же часто забывают, – это административная организация учета, то есть административная дисциплина. Если говорить непосредственно об автоматизации, то здесь появится своя особенность: для автоматизации действующая методология должна быть нормализована, чтобы ее можно было как-то переложить на возможности системы. Для этого необходимо произвести анализ типовых возможностей системы*. Непосредственно после этого происходит адаптация методологии к системе.

*Чтобы понять, что может система, как правило, организациям предлагается произвести предварительно обследование, где консультант-аналитик, понимающий предметную область и систему, сможет подсказать, как ту или иную часть системы организации можно адаптировать к типовым возможностям системы автоматизации.

Определение принципов учета

Когда мы говорим об определении принципов учета и в дальнейшем о методологии, мы говорим о конкретных документах.

  1. В первую очередь, мы определяем сегменты отчетности: состав организаций. Это основа для будущей автоматизации;
  2. Периметр консолидации. Даже если ваша организация ведет управленческий учет не по принципам МСФО, а есть какие-то дополнительные отчеты, а значит – есть потребность консолидировать данные в этих отчетах, в зависимости от вида или периода этого отчета. Например, в структуре десять организаций. Ежеквартально мы смотрим совокупно данные по восьми организациям, а для годовой отчетности консолидируем все десять. Это нужно обязательно зафиксировать;
  3. Третий пункт достаточно конкретный, «прикладной» – методика формирования управленческой отчетности. На практике используются три способа: трансформация, трансляция и параллельный учет. Если мы ведем управленческий учет в Excel, то здесь доступна только трансформация;

  4. Четвертый шаг, как правило, выражается в описании правил учета активов. Наиболее известный для нас документ в этой части – это Учетная политика организации. В контексте управленческого учета мы здесь говорим о ней как о карте. Описывая этот раздел, вы двигаетесь в следующем направлении: раздел, счет учета, объект учета, момент признания, первоначальная оценка, последующая оценка и выбытие. Эти вещи надо обязательно зафиксировать. Почем, для того чтобы не составлять документы учетной политики сразу по всем сегментам отчетности, существует практика, когда фиксируют только те моменты, где подход к учету отличается от общепризнанных стандартов;

  5. Следующий шаг творческий – это определить состав отчетности, то есть, что вы хотите видеть каждый день, каждый месяц, каждый год в цифрах;
  6. Решение административных вопросов: определить сроки составления отчетности, кто проверяет, кто утверждает (от части, эти действия уже проводились на третьем шаге в направлении административной организации учета);
  7. Определить целевую базу и источники данных, то есть откуда, собственно говоря, вы будете получать данные.*

*Для иллюстрации последнего пункта рассмотрим и поясним схему:

Организация которая ведет учет в трех базах, имеет отдельно выведенные кассовые операции, отдельно зарплату и некий регламентированный учет, которых ведется в «1С:Бухгалтерия КОРП». Целевая база должна содержать единый план счетов, где должны быть настроены трансляции фактических данных, правила обмена для этой трансляции, должна быть в базе опция корректировки полученных данных, и при этом полный пакет отчетности также должен формироваться в целевой базе. При этом организация может высказать пожелание, что какие-то данные могут быть перенесены в базу с регламентированным учетом.

Далее рассмотрим поподробнее 3 пункт

Методика формирования управленческой отчетности

Разберем более подробно третий пункт, ведь тщательная проработка методологической части в дальнейшем, при автоматизации, существенно сэкономит время и деньги. Когда, например, к вам обращаются аналитики, и вы предоставляете готовые документы по методологии, огромный пласт вопросов отпадает. И если методология проработана достаточно, и есть расчёт, можно смело садиться и настраивать систему. Также и любая прописная политика всегда существенно повышает качество отчетности, потому что человеческая память не совершенна, а зафиксированный свод правил не даст упустить важных моментов.

Поэтому, когда мы уже разработали глобальную учетную политику и подход к учету, мы переходим к более «земным» вопросом – к документам, то есть составлению методологии. Для того чтобы удостовериться, что методология составлена, у вас должно быть на руках не менее двух, а лучше – не менее пяти, документов.

Первый базовый документ – разработка плана счетов для управленческого учета. Вне зависимости от того, ведете ли вы параллельный учет в отдельной базе, транслируете ли эти данные из источников или, возможно, вы делаете трансформацию в системе или Excel, у вас должен быть план счетов.

Второй документ – схема соответствия операций между планами счетов управленческого учета и РСБУ. Если вы ведете параллельный учет в отдельной базе, вам этот документ не нужен, потому что там система замкнута сама на себя – ни откуда данные не принимает: все цифры, все данные, все операции остаются в пределах этой базы. Но если мы говорим о трансформации, то для трансформации – это основной документ. Если вы ведете отчетность по МСФО в Excel, вам, скорее всего, знакомы так называемые трансформационные таблицы, то есть мэппинг счетов.

Карта функционального покрытия используется, как правило, если мы транслируем данные, иногда при трансформации в системе (не в Excel,).

Разработка учетной формы и правила расчета. Почему этот документ отдельно выделен? Допустим, если мы прописали методологию для системы, либо для Excel, мы должны показать, как собираются показатели и что с чем суммируется. В данном случае имеется в виду разработка отчетных форм и правил расчета. Это не только дизайн, это отображение того, как собирается каждый показатель.

Далее мы должны определиться с пакетом отчетных управленческих форм с примерной периодизацией. Универсального списка управленческой отчетности просто нет. Для каждой организации он может отличаться в меньшую или большую сторону. То есть когда вы разрабатываете перечень отчетов, он должен отвечать только вашим нуждам, поскольку этот учет ничем не регламентируется.*

В заключение работы с методологией, еще раз напомним об административном управлении управленческим учетом (поскольку этот пункт связан и частично перекрывается третьим): здесь мы говорим о составе управленческой отчетности в контексте того, кто ее готовит. Здесь обязательно мы указываем график подготовки, и чем больше у вас операций, тем сложнее у вас структура (3 пункт становится для вас наиболее критичным), потому что нельзя завязывать на одного специалиста составление, проверку и утверждение отчетности. На уровне системы это должно быть четко разграничено. Для этого существуют небольшие лайфхаки: мы можете выпустить регламент по административный дисциплине, сделать свою систему напоминаний, например, через мейл, или разработать график закрытия по сегментам учета.

В чем реализовать управленческий учет?

Если список отчетов помогает вам принимать управленческие решения, а не является некоей административной данностью, которую нужно выполнять каждый месяц, каждый год или дважды в квартал, – можно констатировать, что ваша методология учета полностью отвечает вашим запросам. Но здесь стоит отметить один важный момент. Даже в ситуации, когда вас все устраивает, но управленческий учет ведется в Excel, любая модификация этого отчета за собой влечет изменение форм, и хорошо, если они унифицированы. Но представим ситуацию, когда в группе компаний рассылают эти унифицированные формы для заполнения специалистами дивизиона, когда они присылают эти формы обратно для дальнейшей консолидации, любое изменение этой формы (человеческий фактор, специалист нечаянно добавил какой-то показатель), к сожалению, сводит весь процесс консолидации на «нет». И именно здесь возникает мысль об автоматизации.

Рассмотрим возможности систем автоматизации на примере «WA: Финансист» в сравнении с Excel.

Несмотря на то, что Excel является весьма удобным и практичным инструментом, он не подходит для сохранения целостности системы учета. Компании, в которых отчетность составляется на базе Excel совершенно точно, регулярно, вплоть до «ежемесячно», сталкиваются с такой проблемой, как очень медленное взаимодействие. Даже если файл Excel расшарить по пользователям, все равно с ним качественно работать может только один человек и все изменения тоже может вносить только один человек, а если будут внесены какие-то параллельные изменения в этот файл, от ошибки, которую вызовет несостыковка, никто не застрахован.

Также ошибка ввода данных контролируется весьма скудно. Например, если вы готовите трансформационную таблицу, скачиваете ее из какой-то базы, заносите в Excel, обрабатываете ее при помощи формул, – все это ручная обработка. Даже если вы поставите везде чеки, вы не застрахованы от того, что эти данные в дальнейшем кто-то может просто поменять.

Помимо этого, использующие Excel сталкиваются с тем, что при закрытии управленческой отчетности специалисты большую часть времени тратят не на анализ данных, а на его математическую сверку. Это плохо, поскольку, например, удостовериться, что расшифровка не сходится со статьей, менее важно, чем проследить некую корреляцию между операционным cashflow и операционной прибылью, чтобы найти ошибки посущественнее. При работе в системе такого рода проблемы отсутствуют в принципе.

Системы также позволяют осуществить разграничение прав доступа на уровне ролей и контролировать ввод данных. То есть система берет данные непосредственно из внешних систем (после настройки правил трансляции и источников), что убирает целый пласт проблем, в том числе и в сверке полученных данных.

В заключение хотелось бы дать несколько полезных советов для упрощения выбора системы автоматизации.

Во-первых, любая компания, которая занимается разработкой программного продукта, всегда готова предложить вам возможность пробного использования своего продукта, и этим стоит воспользоваться.

Во-вторых, какую бы программу вы не выбрали нужно принять тот факт, что все равно придется ее «подгонять» под вашу схему работы, потому что программа – это всего лишь инструмент, который не может полностью учесть потребности каждой конкретной организации.

И в-третьих, чтобы снизить количество доработок, при внедрении программы стоит воспользоваться услугами, которые предлагают аналитики-разработчики системы. Они предпочитают использовать типовые возможности системы, с которыми хорошо знакомы. И там, где вы можете просто не найти их, специалисты укажут на них и покажут, как их применять для решения ваших задач.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Управленческий учет решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар