Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

От Excel к автоматизации финансов

Обновлено 27.05.2019 в 12:48 10 515 просмотров

Зачем автоматизировать управление финансовой деятельностью? На этот вопрос проще будет ответить, если взглянуть на финансы в контексте управления ликвидными средствами, то есть со стороны их бюджетирования и использования в обычной деятельности нашей организации.

Базовый бюджетный процесс в организации может начинаться сверху вниз, например, начиная с целевых показателей (уровня продаж, формирование бюджета уровня продаж) или снизу вверх, начиная с создания рабочего бюджета. Далее бюджет утверждается на основании фактических данных и производится план-фактный анализ – анализируем бюджет и отклонения. Иногда эта схема может быть расширена до корректировки существующего бюджета. Здесь процесс начинает повторяться заново.

Базовый процесс бюджетирования

На самом деле, эта схема показывает только конечные точки нашего процесса, а вот то, что обозначено стрелочками – это как раз и есть основная причина, почему все больше организаций хотят видеть эту цепь в единой системе.

Предпосылки ухода от Excel

Давайте представим, что наш бюджет сформирован (его десятая версия, которую мы кое-как утвердили), и мы погружаемся в будни. Предприятие на основании бюджета, как правило, строит оперативное планирование, под которым понимается формирование заявок на расход денежных средств, ожидаемые поступления денежных средств, переводы и конвертация денежных средств и т.д. При этом финансовый отдел, когда согласует эти заявки, обязательно проверяет их на соответствие бюджету или соответствие договору, в рамках которого подана заявка.

Перед тем как осуществляется оплата, перед тем как казначей или бухгалтер инициирует платеж, он должен также оценить, хватит ли текущего остатка денежных средств. Можно также произвести оценку, вписывается ли в целом операционная деятельность нашей компании в бюджет или у нас есть какие-то отклонения. Далее производится оплата на основании уже имеющегося факта.

На схеме это выглядит довольно просто, но что мы имеем в действительности? В лучшем случае, у нас в Excel готовится реестр платежей, заявки собираются через почту, например, или из телефонных звонков. И начинается «охота» за подписью для согласования, то есть одни сотрудники ходят по кабинетам и ищут других, ответственных за подпись, сотрудников, чтобы подписать ту или иную заявку, поэтому процесс согласования может затянуться на продолжительное время.

Далее у нас контролер, который открывает экселевский файлик (если, конечно, он ведется в организации), сверяет заявки и реестры с бюджетом или не сверяет вовсе, потому что у нас сроки ограничены, время поджимает, заявку нужно согласовать как можно скорее. Поэтому он просто одобряет ее, и все это делается в ручном режиме.

Далее наш финансовый руководитель может взять несколько таких реестров, позвонить в разные отделы, чтобы удостовериться, что платежи срочные, что их нужно вносить и нужно произвести оплату. Также он может дополнительно позвонить в бухгалтерию, чтобы удостовериться, не проходили ли эти платежи ранее по данным договорам или контрагентам, потому что поступивший факт по оплате может быть еще не распределен или не внесен в бухгалтерии, а значит – не распределен или не внесен в наш экселевский файлик, где мы ведем непосредственно факт.

Далее казначей начинает анализировать денежные средства, их остатки в банках и кассах. Если денег нет, он какие-то платежи начинает откладывать либо переносит (хотя они, возможно, срочные). Или начинает привлекать кредиты, чтобы осуществить эти платежи в срочном порядке.

После оплаты данные загружаются из бухгалтерии в Excel, и начинается ручная обработка файла для сравнения с бюджетом. И, несмотря на то, что у нас было потрачено очень много сил и времени на создание этих файлов сверки-проверки, наши данные по-прежнему разрознены и могут быть даже изменены вручную, потому что любой пользователь может зайти в Excel и скорректировать их.

Помимо этого, мы сталкиваемся с тем, что информация, которая должна быть, по идее, оперативной, готовится очень долгое время и может содержать ошибки, что очень плохо для получения оперативной отчетности план-факта и сравнения.

В организации могут быть даже разработаны Excel-шаблоны, но, хотя при выполнении каких-то разовых расчетов и моделирования это достаточно сильный инструмент, как мы видим, Excel все равно не может обеспечить целостность учета.

Именно поэтому многие организации двигаются в сторону автоматизации. Но это не единственная причина:

  • Время на получение отчетов очень велико;
  • Данные из разных учетов несопоставимы, либо их сопоставление занимает неопределенное количество времени;
  • Слабый уровень сохранности данных и отсутствие разграничения прав доступа;
  • Математическая сверка вместо анализа;*
  • Существенная потеря времени на административные вопросы (согласование, инициация, проверка, оповещения).

*При разрозненности данных специалист, чаще всего, занимается математической сверкой данных вместо их анализа, потому что в Excel может «съехать» формула или ссылка и ему придется все восстанавливать, причем восстановленные данные могут отличаться от тех, что были первоначально. В целостных системах такие проблемы отсутствуют.

Отвлечемся и рассмотрим такой вопрос: почему нельзя вести интересующий нас учет в бухгалтерской программе?

Бухгалтерская программа справляется с функцией ведения текущего учета и формирования регламентированной отчетности. В ее задачи входит помощь специалистам в ведении учета согласно ПБУ, чтобы впоследствии сформировать понятную отчетность для госучреждений или банков, которые также могут запросить детализацию регламентированной отчетности. При этом все расшифровки отчетов, которые содержатся в типовых программах, предназначены, в первую очередь, для понимания бухгалтера. Это не значит, что некоторые из них нельзя доработать для понимания другими сотрудниками организации или другими службами. Но в любом случае, в бухгалтерской программе работают только с фактом, и бюджетов для оперативного планирования как таковых там просто нет.

Зачем нужна методологическая подготовка к автоматизации бюджетирования, и из каких этапов она состоит

Качественный подход к автоматизации предполагает некоторую методологическую подготовку. При этом неважно, внедряется ли продукт самостоятельно или при помощи экспертов. Другими словами, если у вас не упорядочены процессы, с помощью программы будет автоматизирован хаос, не более того.

Для упорядочивания процесса необходимо двигаться в 5 направлениях:

  • Описание действующей бюджетной модели, например, в форме документа-регламента или инструкции, которая отражает текущую практику. Причем чем сложнее модель, тем должно быть подробнее описание того или иного процесса или бюджетной модели;
  • Описание бюджетных форм, отчетов и источников их формирования;
  • Описание оперативного планирования: как будет устроено казначейство, как будут формироваться заявки, кто их будет согласовывать, по какому маршруту они будут отправляться;
  • Решить, как и когда будет происходить формирование платежного календаря или реестра платежей;
  • Продумать структуру нормативно-справочной информации. Это очень важно, потому что в системах очень часто к одной и той же отображаемой «картинке» отчета можно прийти разными путями и процессы, ведущие к ней, могут различаться.
  • Процесс получения фактических данных. Как у нас будут загружаться фактические данные, как они будут распределяться, кто их будет распределять, как они должны попадать в отчет, кто с ними будет работать и так далее (в этой статье мы не будем подробно останавливаться на этом пункте).

Описание действующей бюджетной модели

На рынке сейчас достаточно много разных систем, но такой, которая учитывала бы абсолютно все пожелания любой организации, просто нет. Поэтому для сокращения доработок в системе заказчик, в первую очередь, должен суметь очень точно ответить на группу вопросов о бюджетной и казначейской модели (зачастую это входит (и это крайне желательно) в обязательную часть регламента по подготовке проекта автоматизации бюджетирования).

  • Кто у нас будет инициировать бюджетный процесс? Кто будет назначать сроки? В какие сроки он должен быть инициирован?
  • Кто составляет первичные данные? Кто их будет проверять в системе? Кто утверждать?
  • Горизонт и сценарий планирования и разрез аналитических данных, в котором мы хотим формировать бюджет и далее формировать план-фактный анализ;
  • Периодичность пересмотра утвержденного бюджета: как часто у нас будет пересматриваться бюджет (может быть он не будет пересматриваться, может быть он будет формироваться единожды)? Будут ли допустимы корректировки в бюджете? Сколько их можно делать в системе?
  • Вопрос разграничения доступа к информации на уровне ролей. Какие пользователи, какие роли будут иметь? Какие должны быть доступы к тому или иному документу, к редактированию того или иного документа, к формированию отчета? И т.д.

Описание бюджетных форм, отчетов и источников их формирования

Как правило, подобные описания отражены в методологической части в виде приложений. Они есть почти в каждой организации, так как используются в повседневной деятельности.

То есть любая организация всегда имеет форму бюджета движения денежных средств, форму бюджета доходов и расходов, какие-то дополнительные отчеты, в которых формируют данные пользователи организации. Все эти отчеты, которые имеются в системе, либо аналитический разрез планирования, либо дизайн и форма каких-то консолидированных бюджетов, а также правила разграничение доступа, – все это нужно приложить к регламенту дополнительно, например, в форме описательной части.

Описание оперативного планирования (заявочного процесса)

Заявочный процесс – это во многом казначейский процесс, за исключением того, что казначеи работают с уже утвержденными данными. Этот раздел должен полностью прояснять, что у нас происходит с заявками, до того как их оплатят, должны ли быть на них какие-то отметки, кто у нас будет согласовывать, кто будет проверять на соответствие бюджету, может быть на соответствие формам договора.

Чаще всего описание процесса разделено на два источника: регламент и инструкции (в том числе, должностные), которая у нас должно присутствовать в нашей с вами организации, прежде чем мы автоматизируем и переложим на автоматизированную систему.

Структура нормативно-справочной информации

Мы демонстрируем структуру НСИ для системы «WA: Финансист», но, скорее всего, и для других учетных систем, которые присутствуют на рынке автоматизации, она также применима. Нормативно-справочная информация – это сердце нашей автоматизации. Ее продуманность может отражать модель бюджетирования и казначейства в действии.

То есть должен быть сформирован и согласован полный список таких данных, как: организаций, которые мы переносим на автоматизированную систему, перечень центров финансовой ответственности, статьи оборотов. Помимо этого, у нас должен быть утвержден список статей бюджетирования, в разрезе которых мы с вами будем вести планирование, какие-то дополнительные аналитики для углубления аналитических данных и углубления планирования в разрезе этих аналитик, в том числе учетная форма с описанием источника заполнения. Например, у нас есть отчет, с которым мы хотим работать в системе или перенести их на автоматизированную систему, но при этом мы должны понимать, что и откуда мы будем брать, чтобы, когда мы переложим эту форму на систему, у нас корректно заполнялись данные. Тут также должен быть присутствовать бюджетный план счетов и периодичность пересмотра нормативно-справочной информации.

Как выбрать инструмент автоматизации

Главное, на что здесь следует обратить внимание – система, в отличие от Excel, включает в себя все стадии процесса управления, в ней существует гибкая настройка и безопасная система с точки зрения хранения данных.

Если у вас есть понимание вашего бюджетного и казначейского процесса, то при ознакомлении с тем или иным программным продуктом обратите внимание, насколько бюджетная модель, реализованная в автоматизированной системе, будет отвечать вашей собственной бюджетные модели. Да, где-то вы будете готовы «подстроиться» под типовые возможности системы, но где-то вам потребуется доработка того или иного отчета или документа, которые есть в системе, для полного соответствия имеющимся правилам учета в вашей организации. Чем меньше таких доработок – тем лучше.

Не стоит также приобретать продукт с функционалом, который никогда не будет востребован вашей организацией, поэтому следует рассмотреть несколько программных продуктов, которые уже есть на рынке.

Следует обратить внимание, есть ли у программы возможность учесть все аналитические особенности, требующиеся вашей организации.

Также немаловажное качество – гибкость настраиваемых отчетов, которые вы хотите видеть в системе, а также надежность взаимодействия с внешними системами, например, настройки загрузки и выгрузки фактических данных.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Управление денежными средствами решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар