Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Организация казначейства в «WA:Финансист»

Обновлено 27.05.2019 в 12:46 10 514 просмотров

Когда мы с вами говорим о казначействе в «базовом» варианте, зачастую, имеем в виду 5 основных процессов:

  • Создание заявок на расход или уведомление о поступлении денежных средств;
  • Процесс согласования заявок;
  • Прогноз ожидаемого денежного потока, где нашей целью является выход на прогнозируемый денежный остаток. Эта часть процесса очень важна, потому что именно на этом этапе казначеи совместно с финансовыми службами предпринимают какие-либо действия для предотвращения кассового разрыва, либо действия по его устранению;
  • Следующий этап – инициация оплаты;
  • Заключительный этап в круговороте казначейства – анализ (как правило, анализ результатов, который выражается через план-фактный анализ).

Модель управления денежными потоками (пять процессов казначейства)

Расширенная модель оперативного управления

В расширенном варианте казначейство не ограничивается только заявочным механизмом. К нему подключается, в том числе, и бюджетирование.

Когда у нас отделы либо инициаторы формируют заявки, они, как правило, опираются на бюджет. Причем неважно, есть ли у них какой-то фиксированный документ на предприятии или есть просто понимание, что столько-то нужно заплатить определенному поставщику. Так или иначе, подразумевается ссылка на бюджет.

На этом этапе при сверке, при формировании заявок на прогноз или на поступление, мы сверяемся с бюджетом, а после того как строится оперативный прогноз, мы можем произвести сравнение бюджета с прогнозом. Далее, до инициации оплаты, мы может проверить наш прогноз на соответствие с фактом, скажем, за предыдущий период, чтобы убедиться, что у нас, например, не было каких-либо оплат.

После того как совершаются платежи, появляются данные, чтобы оценить, укладывается ли в целом наше управление денежными средствами в ту модель, в ту концепцию, которую мы забюджетировали, то есть осуществляется план-фактный анализ.

По результатам план-фактного анализа можно предпринять какие-то действия, например, пересмотреть бюджетную модель, если оперативное управление не укладывается в бюджет, либо даже пересмотреть процесс платежей.

Предпосылки автоматизации бюджетирования

Схема, описанная выше, в принципе работает, но с большими проблемами. На практике это выглядит так: в компании есть некий Excel-файл, где что-то забюджетировано. Заявочный процесс в каждой компании реализован по-разному, но зачастую, в лучшем случае, через какие-то письма с просьбами что-то оплатить, звонки или распечатки, в руках с которыми сотрудники начинают охоту за подписями. После этого все эти данные каким-то образом все-таки консолидируются в какой-то отчет. А может и не консолидируются вовсе. В любом случае это приводит к сверке в ручном режиме, например, с бюджетом – проверка, действительно ли нужно сделать эти платежи, или так же, в ручном режиме, осуществляется поиск экономического обоснования платежа. После того как процесс оплаты произошел, все данные из какой-нибудь программы, через которую происходит оплата, выгружаются снова в Excel, и снова в ручном режиме начинается сверка бюджета, оперативного прогноза, прогноза факта, факта предыдущего периода и т.д.

Несмотря на большое количество проверок на каждом из этих этапов на выходе все равно получаются разрозненные данные, совершенно не застрахованные от ошибок, которые, скорее всего, в них содержатся и которые при этом очень сложно отследить.

Вот такая схема работы, а также ее результат, и порождают предпосылки к автоматизации процесса бюджетирования.

Предпосылки автоматизации бюджетирования

  • В первую очередь – это потребность в целостной системе ведения учета денежных операций, чтобы всю цепочку от оплаты до бюджета можно было отследить, чтобы легко найти след каждого платежа;
  • Потребность в оперативных данных. Формирование и обработка файлов Excel занимает какое-то время, но смысл оперативного получения данных заключается в их скорости, своевременности и при этом обязательной корректности и обоснованности, чего Excel обеспечить не может;
  • Повышение уровня сохранности данных. Если у нас разрозненный процесс планирования казначейства, то Excel-файлы, заявки, утверждения находятся, в лучшем случае, на сетевом диске организация, а в худшем – на компьютере каждого конкретного пользователя, флешках, почте и так далее, что совершенно не гарантирует их сохранность;
  • Сокращение административных издержек и временных;
  • Повышение контроля принятия решений на каждом этапе.

Чтобы удовлетворить все эти требования, организовать казначейство и подготовить его к автоматизации, нужны подготовительные работы.

Что включает в себя организация казначейства

В этом процессе выделяются девять последовательных шагов, разбитых на три большие группы.

1 группа. Бюджетирование

  • Первый шаг (достаточно простой) – разработка финансовой структуры компании. Здесь принимаются решения, по каким организациям, отделам или проектам будет осуществляться денежное планирование. Например, один отдел может планировать за всех сразу;
  • Разработка структуры движения денежных средств. По сути, это описание процесса бюджетирования денежных потоков. Здесь мы понимаем, бюджетирует ли каждый центр финансовой ответственности какие-то показатели самостоятельно или что-то бюджетируется централизовано. В принципе, это описание текущей ситуации в организации;
  • Третий этап – разработка процедур согласование процесса регистрации плановых показателей, а также их корректировки (административная часть). Это очень важный шаг для настройки системы, поскольку именно здесь нужно продумать процедуру согласования по этапам и по участникам, а возможно, даже по суммам.

2 группа. Казначейство

  • Разработка регламента управления платежами. Регламент крайне редко фиксируется, а зря. Его необходимо проработать и зафиксировать, поскольку именно благодаря ему становится понятно, на основании каких документов и каких процессов, осуществляемых компанией, создаются заявки на платеж. Регламент к тому же разграничивает функции сотрудников, которые инициируют заявки, проверяют и утверждают их, потому что нельзя все завязывать на одном сотруднике. Это поможет избежать неразберихи, когда форс-мажор не прекращается, кто-то звонит и говорит, что нужно оплатить срочно.
  • Разработка маршрутов утверждения документов. Этот шаг в какой-то степени дублирует заключительный шаг в Бюджетировании, но здесь важно понимать, что утверждение заявок и утверждение бюджета – это разные процессы, в которых могут принимать участие совершенно разные сотрудники с разными компетенциями. Поэтому пятый шаг в части оперативного планирования должен быть продуман отдельно.
  • Разработка процедур согласования внебюджетных платежей. Обязательно нужно отдельно запланировать данную процедуру, если заявки происходят незапланированно или если они превышают бюджет. Здесь также могут быть совершенно разные маршруты утверждения и разная степень принятия ответственности для конкретного сотрудника.

3 группа. Анализ

  • Седьмой шаг предполагает, что нужно определить набор контролируемых показателей. С точки зрения бюджета движения денежных средств или отчета о движении денежных средств, это выражается в форме конкретных статей и группировок. Это может быть также индивидуальное представление о план-фактном анализе или, например, сравнение по сценариям.
  • Разработка отчетов, которые формируют необходимую выборку данных. В системе «WA: Финансист», например, в части казначейства все отчеты настраиваются по принципу группировок данных и их фильтрации. Без привлечения программистов можно настроить отчет так, чтобы он удовлетворял ваши информационные нужды. Сотруднику отдела конкретного ЦФО, например, будет удобно смотреть бюджет и его исполнение только по его собственному отделу, а финансовый контролер или финансовый директор, скорее всего, будет заинтересован в отображении глобальной панорамы всего процесса.
  • Заключительный шаг предполагает разработку процедуы, которая корректирует существующие действия. Что здесь имеется в виду: после план-фактного анализа можно принять какие-либо процедуры, которые могут скорректировать существующий бюджет. На этом шаге мы фиксируем, что должно произойти, чтобы компания пересмотрела свой текущий бюджет, на основании которого строится прогноз казначейства.

Правила формирования заявок на поступление и расход денежных средств

Рассмотрим несколько базовых правил для здоровья казначейской практики, придерживаясь которых вы легко поддержите «на плаву» свою казначейскую систему. Приведем своеобразный check-list порядка формирования заявок на поступление и расход денежных средств.

  • Перед тем как запрашивать оплату, пожалуйста, удостоверьтесь, предусмотрена ли оплата в данное время договором или некоей не письменной договоренностью, например, графиком платежей. Заявка, нужно понимать, это не бюджет, ее задача – уведомить о необходимости в ближайшем будущем произвести оплату, либо о том, что ожидается какое-то поступление. Нелогично, скажем, планировать заявку на платеж, если данный платеж нужен только через полгода.
  • Заложите, пожалуйста, время на рассмотрение и утверждение заявки, учитывая действующую практику вашей компании. Если среднее время на согласование, например, три рабочих дня, то не вполне правильно создавать заявку с требованием, чтобы оплата состоялась сегодня, то есть что согласовать заявку должны в течение суток.
  • Старайтесь придерживаться лимита бюджета в конкретном периоде, так как заявки, которые превышают бюджет, согласуются гораздо менее охотно. Далеко не каждый сотрудник захочет брать ответственность за согласование тех заявок, которые превышают лимит, например, для некоторых организаций. Лимит может быть ограничен в каждом конкретном месяце. Если вы, например, исчерпали сумму за текущий период и хотите «влезть» в последующий, то это тоже считается заявкой сверх бюджета. Тем не менее, если все-таки случился форс-мажор и необходимо этот лимит превысить, подготовьте, пожалуйста, экономическое обоснование, почему это необходимо сделать. В этом случае заявка просто может быстрее пройти процедуру утверждения, и вы сэкономите время и себе, и там кто проверяет заявку.
  • Отсюда у нас вытекает следующее правило, что каждую заявку на оплату лучше подкрепить какими-то первичными документами-основаниями. Это может быть счет, договор, какой-то внутренний расчет или приложен график платежей. Если заявка подкреплена основанием-первичкой, возникнет меньше вопросов к тому, кто заявку создает, от того, кто ее визирует.
  • Заключительное правило навеяно практикой: если у вас в компании происходит какой-то крупный платеж, например, выплата зарплаты или оплата каких-то кредитных обязательств, не планируйте платежи по вашим поставщикам на этот день, либо за день, либо после. У казначея может просто не оказаться средств, чтобы удовлетворить вашу заявку. Казначей охотнее отправляет заявки на оплату, если располагает ресурсами.

Почему нужны такие сложности? Для того чтобы денежный поток был максимально прогнозируемым.

Прогнозируемые денежные потоки (базовая формула)

Любая заявка в рамках казначейства проходит многостороннюю проверку – на соответствие бюджету, договору, иногда проверяется актуальность информации по контрагенту. Например, существует ли этот контрагент, те ли у него расчетные счета, по которым необходимо произвести оплату, и т.д. Иногда финансовый контроль проверяет соответствие фактической сущности платежа тому, кто этот платеж инициирует. Хотя это, как правило, не афишируется, но если, например, юридический департамент создает заявку с просьбой заказать мазут, то, скорее всего, такая заявка будет проверена. Также заявка может быть проверена на приоритетность платежа.

После того как казначей собирает все согласованные заявки, начинается процесс оптимизации денежных потоков. Казначей, а также финансовые сотрудники, придерживается следующих формул:

Берут фактический входящий остаток денежных средств, учитывают все заявки на поступление, либо какую-то информацию о том, что предстоят какие-то поступления, и вычитают подтвержденные заявки на расход. Если в компании есть практика неснижаемого остатка, например, в кассе где-то или может быть на расчетных счетах, то казначей корректирует полученный результат на неснижаемый остаток.

Таким образом, мы выходим на прогнозируемый исходящий остаток денежных средств. Если остаток положительный, это хорошо и значит, что наших денежных средств хватит, чтобы покрыть наши текущие обязательства и ежедневные нужды.

Если обнаруживается кассовый разрыв, то казначей начинает производить процедуру оптимизации денежных потоков, например, «играть» с местом оплаты или искать сроки оплат, которые могут быть передвинуты, а также начинает работать с приоритетностью платежа, т.е. гасить те платежи, которые необходимо оплатить в первую очередь.

Ранжирование приоритетности платежей или как предотвратить кассовый разрыв

Казначеи и банки стараются строго придерживаться законодательства, а именно Гражданского кодекса Российской Федерации, 855 статья которого четко регламентирует, в каком порядке должны списываться денежные средства со счета.

  1. В первую очередь банк спишет с банковского счета организации те платежи, которые должны быть использованы для возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью физического лица. Взыскание алиментов также оплачивается в первую очередь;
  2. Вторая очередь по приоритетности – заработная плата;
  3. Налоги и страховые взносы;
  4. Оплата кредитов;
  5. Пятую группу составляют оставшиеся поставщики и подрядчики.

Но сверх официальной, законодательной практики ранжирования пятую группу можно проранжировать с точки зрения управленческой практики на предприятии.

Существует достаточно много статистических методов, которые позволяют присвоить ранг каждому поставщику, но основное правило звучит так: «Постарайтесь получить оплату пораньше, а заплатить попозже (но в рамках определенных правил)».

  1. В первую очередь заплатите тем поставщикам, прерывание поставок товаров, работ или услуг которых напрямую нанесет ущерб деятельности организаций или ее вовсе приостановят. Например, чтобы производству произвести ту или иную деталь, ему нужны какие-то материалы, но закупаются они с минимальным запасом. Если такому поставщику не заплатить, согласно требованиям условий договора с ним, он может прекратить поставки, и производство неминуемо встанет. Поэтому, заплатите ему в первую очередь!
  2. Во втором приоритете стоят поставщики, несвоевременная оплата задолженности по которым грозит серьезными штрафами для организации. С одной стороны, деятельность не будет приостановлена, но все же с другой – это дополнительные расходы, которые организации не нужны.
  3. Третий по списку приоритет – это просроченная задолженность, по которой могут быть предъявлены судебные иски. Если сроки уже пропущенные, и поставщик уже грозится судом за неуплату, не стоит жертвовать репутацией и по возможности заплатить.
  4. Далее должны получить оплату те поставщики, по которым наступил срок оплаты по договору и вы располагаете средствами.
  5. Следующая группа – компании одной группы или стороны-партнеры, поскольку со «своими» всегда проще договориться.
  6. Все остальные. Это очень непритязательная группа, которая не настаивает на оплате вообще – когда заплатите, тогда заплатите. Последнее время ее представители встречаются очень редко.

Как максимально эффективно использовать план-фактный анализ

Помимо отклонения в суммах, процентах или расчета доли по каждому отклонению, план-фактный анализ может оказаться полезен в ряде не совсем очевидных случаев.

  • Первое – это анализ отклонений по центрам финансовой ответственности, статьям, проектам и так далее. Помимо каких-то суммовых показателей, анализируя план-факт, можно оценить эффективность планирования по подразделениям, насколько в организации развита точность и дисциплина бюджетного процесса. Если анализ показывает постоянные перекосы, то плюс то в минус, это говорит о том, что конкретное ЦФО не эффективно производит процесс планирования, а подробный план-факт анализ позволит улучшить и исправить его уже в ближайших периодах.
  • Если план-фактный анализ проводят достаточно часто, не только раз в год или раз в квартал, то он позволит оценить резерв бюджета до конца периода, например, нивелировать сезонность, когда в один период компания выбираете большую часть бюджета, а в последующих периодах – меньшую.
  • Также можно на основании план-фактного анализа своевременно адаптировать, либо пересмотреть бюджетную модель.

План-факт также имеет несколько полезных показателей, которые оценят казначеи и финансовые сотрудники.

Коэффициент абсолютной ликвидности может быть очень полезен для прогноза. Он рассчитывается как денежные средства и денежные эквиваленты на конец периода, деленные на текущие обязательства. Если результат равен или больше единицы, это говорит о том, что компания полностью может справляться со своими текущими обязательствами своими же текущими денежными средствами. Если меньше, соответственно, необходимо привлекать какие-то средства (то есть компания недостаточно эффективно генерирует эти средства). Если также рассчитать операционный денежный поток вместе с операционной выручкой – этот показатель также даст полезную информацию.

Коэффициент интервал безопасности. Во многих отношениях он идеален для прогноза и рассчитывается как остаток денежных средств в числителе. У нас могут быть какие-то краткосрочные вложения, депозиты, плюс дебиторская задолженность. Все это, деленное на средние траты за день, покажет, через какое количество дней предприятию могут понадобиться денежные средства от ликвидных активов.

Коэффициент долгового покрытия показывает доступность денежных средств от операционной деятельности для покрытия долгов. Он рассчитывается как денежный поток от операционной деятельность деленный на остаток по задолженности – кредиторской задолженности, либо кредитам.

Коэффициент покрытия процентов демонстрирует, насколько легко компания справляется со своими обязательствами по выплате процентов по существующему долгу. С его помощью можно анализировать и краткосрочные обязательства, и долгосрочные. Он рассчитывается как денежный поток от операционной деятельности плюс выплаты по процентам, плюс выплаты по налогам, и все это вместе деленное на выплаты по процентам.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Управление денежными средствами решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар