Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Автоматизация бюджетирования своими силами: от НСИ до отчетов в «WA:Финансист»

Обновлено 27.05.2019 в 13:12 10 543 просмотров

Если вы решили автоматизировать бюджетирование, и планируете приобрести или уже приобрели программный продукт, скорее всего, предпосылкой этому решению послужило то, что ваше предприятие уже достигло той стадии развития, когда разрозненные данные в Exсel и почте уже не удовлетворяют управленческие потребности в части принятия обоснованных решений и их не хватает для ведения управленческого учета. Другими словами – понадобилось построение целостной системы учета.

Помимо этого, важной причиной для такого решения может стать необходимость сократить время на подготовку отчетности, то есть получать оперативные данные и автоматически формировать из них отчеты в разных разрезах.

Третья предпосылка, которую чаще всего приводят в качестве обоснования такого решения – необходимость повышения уровня сохранности данных. В системе, куда вход защищен паролем, где данные могут храниться как на сервере, так и в файловой системе, данные будут максимально доступны, но при этом надежно защищены, нежели чем в разрозненных Exсel-файлах, которые можно просто потерять, по ошибке удалить, не говоря уже о незащищенном доступе к ним.

Четвертая предпосылка, логично вытекает из трех предыдущих: это необходимость контроля принятия решений относительно стадий управленческого процесса.

Процесс автоматизации как последовательность

Представим процесс автоматизации бюджетирования в виде последовательных шагов.

Первый шаг, то есть с чего начинается автоматизация, – это анализ методологии, то есть анализ того бюджетного процесса в организации, который есть на настоящий момент. Напомним, что любая программа по автоматизации бюджетирования и управленческого учета, как таковая, является именно инструментом, а не методологическим подспорьем. То есть, если в организации, например, отсутствует какой-то порядок или бюджетная дисциплина, то внедрение программы в данном случае приведет к автоматизации имеющегося хаоса.

Именно поэтому данный шаг так важен для успеха всего процесса: когда при внедрении системы разбирают или разрабатывают методологии буквально с нуля, зачастую это стимулирует приведение определенных, сопутствующих процессов в порядок. То есть при автоматизации формируется или упорядочивается непосредственно сама методология ведения бюджетирования.

Второй шаг – первичная загрузка нормативно-справочной информации в систему. Это очень важный шаг, потому что НСИ – сердце вашего управленческого учета. На основании нормативно-справочной информации в дальнейшем в системе будут строиться отчеты.

Следующие несколько шагов заключаются в работе непосредственно с текущей методологией предприятия.

Здесь настраиваются параметры учета, учетная политика, разрабатываем и настраиваем маршруты согласования, возможно, какие-то шаблоны документов, а также определяем настройки источников информации в базе – как мы хотим получать информацию для нашей целевой базы (хотим ли мы формировать ее вручную или получать из внешних источников автоматически).

Следующий шаг – это административные настройки. На этом этапе создаются роли и права пользователей и настраиваются регламентные операции в системе, которые помогают в дальнейшем пользователям работать только с тем функционалом в системе, который им необходим, а также упорядочивает процессы в самой системе.

Следующий шаг можно назвать очень творческим – это настройка типовых отчетов. Если предыдущие шаги отработаны правильно, то, после настройки, отчеты будут отражать корректную информацию в нужном формате. С этими отчетами в конечном итоге и будут работать все заинтересованные лица.

Заключительным перед эксплуатацией шагом становится тестирование данных. Если у нас все предыдущие шаги отработаны, тестирование показывает, что отчеты не содержат ошибок, отражают информацию, которая нам нужна, правильно, значит, тест прошел удачно, поэтому мы смело переходим к эксплуатации системы пользователями. Если на этапе тестирования данных мы замечаем, что есть какая-то ошибка, можем вернуться последовательно или в любом порядке к шагам настройки, которые мы проходили.

Здесь важно понимать, что в ходе пользования организацией продуктом, могут измениться предпочтения в бюджетном или управленческом процессе, например, могут появляться новые центры финансовой ответственности, новые статьи бюджетирования и т.д. Из-за этого систему придется донастраивать. Хорошая новость заключается в том, что это не будет трудоемким процессом, поскольку 80% работы уже проделано в рамках наших подготовительных шагов.

О структуре и загрузке НСИ в «WA: Финансист»

Остановимся подробнее на нормативно-справочной информации, которая может быть использована непосредственно в системе «WA: Финансист». Здесь мы имеем в виду справочники системы, то есть справочники, откуда система получает информацию о том, в каком виде аналитики необходимо предоставлять цифры. Это перечень организаций, это список центров финансовой ответственности, естественно, это статьи бюджетирования, статьи денежных средств либо доходов и расходов, это пользователи, которые будут работать в системе, контрагенты договора, кассы, банковские счета, валюты и т.д.

Как происходит первичная загрузка нормативно-справочной информации? Различают три способа:

  • Ручной ввод;
  • По шаблону в Excel;
  • Услуги программиста-аналитика.

У каждого способа есть свои плюсы и минусы, а также адекватность применения относительно имеющейся ситуации. Если, например, мы вводим информацию вручную, то нужно понимать, что этой информации должно быть немного, поскольку вы хотя и «прочувствуете» каждый реквизит документа, каждый кусочек системы, и будете понимать, откуда берутся данные, но при огромном количестве нормативно-справочной информации на ручной ввод вы потратите огромное же количество времени.

По шаблону Excel – это один из способов, которые допускает наша программа, для того чтобы уменьшить количество ручных операций. Здесь можно группами загружать нормативно-справочную информацию, и плюсом является уменьшение количества ручной работы. Но данный способ подходит все же для среднего количества нормативно-справочная информация, поскольку есть и определенный минус: для того чтобы система распознавала данные Excel, их нужно привести к определенному формату.

Услуги программиста-аналитика имеют только один минус – за них нужно платить. Плюсы в том, что неважно насколько разрозненна информация, насколько разные между собой ее источники, насколько сильно отличаются элементы каждой нормативно-справочной информации, – данные будут загружены в систему в надлежащем качестве и в обговоренные сроки. К услугам сторонних специалистов прибегают, когда речь идет о работе с большим массивом информации.

О «WA: Финансист»

«WA: Финансист» – программный продукт, являющийся внутренней разработкой компании WiseAdvice и базирующийся на 4 модулях.

  • Модуль Управления денежными средствами реализует задачи казначейства, формирования бюджета, отчета о движении денежных средств, заявок и платежного календаря, что отражается в итоге в соответствующей отчетности.
  • Второй блок Бюджетирования расширяет возможности казначейства и дает возможность формирования бюджетов доходов и расходов. Система может подключаться к внешним источникам данных и формировать произвольные отчеты.
  • Следующий блок управленческого учета и МСФО. Его задача заключается в том, чтобы формировать отчетность на основании разных источников данных, а также обрабатывать в соответствии с внутренними стандартами (корпоративными) либо по стандартам МСФО.
  • Четвертый блок – Контракт-менеджмент. Сам по себе он служит для управления договорами, для их согласования, отслеживания сроков исполнения, а в сочетании с модулем УДС позволяет до конца автоматизировать процесс управления казначейском.

Сама по себе программа является независимой, но совместимой со стандартными конфигурациями 1С, а также с программами клиент-банк. Она позволяет взаимодействовать с Excel, то есть выгружает и загружает данные, но при этом следует отметить, что сама программа не корректирует данные в тех программах, с которыми она взаимодействует, но при желании данные «WA: Финансист» можно выгрузить во внешние базы.

Об аналитических возможностях системы «WA: Финансист»

В программе имеются следующие виды стандартных аналитик: есть организация, есть центр финансовой ответственности, реализована возможность сценарного планирования, естественно, есть статьи обороты, контрагент и договор.

Если в компании необходимо конкретизировать управленческий учет, то есть появляется нужда в каких-то разрезах, например, в ведении учета по проектам, по видам деятельности, по географическим каким-то признакам. Для этих целей можно использовать дополнительные аналитики. Их всего четыре, но это достаточное количество, поскольку они не привязаны к первым шести базовым, но они с ними взаимодействуют. Еще один дополнительный аналитический разрез – это аналитика статьи. То есть каждую статью оборотов можно дополнительно еще расшить на три каких-либо вида, конкретизировать.

Как работает бюджетирование в системе «WA: Финансист»

По настроенным маршрутам согласования бюджет отправляется участникам согласования. После того как участники их согласовали, данные записываются в учетный регистр программы, и на их основании можно формировать отчеты в системе, например, консолидированный бюджет.

Дополнительные инструменты, которые есть в системе, помогают автоматизировать бюджетный процесс – это механизм формирования зависимых оборотов и механизм распределения бюджета. Их задействование при формировании бюджета позволяет, например, автоматизировать некоторые расчеты. Используя эти механизмы, также производят записи непосредственно в самой системе, и они имеют свое отражение уже в отчетах системы.

Если говорить о получении фактических данных для целей бюджетирования, систем «WA: Финансист» может использовать все способы, описанные выше, но если остановиться конкретно на подключении программы к внешним учетным система, следует отметить, что здесь могут быть настроены сразу несколько баз. После этого формируется перечень информации, которую нам необходимо подгрузить, а дальше система обращается во внешнюю учетную базу и забирает эти фактические данные.

Обращаем ваше внимание, что эту настройку можно легко сделать без участия программиста.

Подпишитесь на новые статьи
  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Бюджетирование решает основные задачи, описанные в этой статье

Запишитесь на бесплатный вебинар