Правильный подход к автоматизации управленческого учета или МСФО

Когда в организации приходят к решению автоматизировать отчетность по МСФО, как правило, это говорит о потребности в целостности учета.

Из-за низкого быстродействия и неконтролируемых ошибок ввода данных формирование полноценного учета в Excel не представляется возможным, а также не способствует соблюдению критериев надежности данных.

Сущность автоматизации – делегировать формирование, базовую сверку и модификацию данных системе, чтобы пользователь мог проводить экономический «интеллектуальный» анализ, на который пока система не способна.

Автоматизация предполагает 3 этапа.

Определение принципов учета

Этот этап включает в себя:

• Описание правил, которыми руководствуется организация: МСФО, ГААП, РСБУ, корпоративные стандарты или сочетание нескольких подходов;
• Периметр консолидации, который может отличаться для разных операционных отчетов (их задача контролировать финансовые показатели на соответствие бюджету на регулярной, например, ежемесячной основе) и для финального пакета отчетности, который, как правило, презентуют главным пользователям финансовой информации);
• Правила учета активов, обязательств, выручки, себестоимости, переоценки, оценочных значений. Здесь необходимо, двигаясь от крупного к частному, описать последовательную цепочку Раздел -> Cчет учета –> Объект учета -> Момент признания -> Первоначальная оценка -> Последующая оценка -> Выбытие;
• Определиться с составом отчетных форм.

Чаще всего большую часть этих пунктов охватывает учетная политика по управленческому учету. Эти сведения нужны для первичной настройки системы.

Описание прикладной методологии

Второй этап может быть опционально выполнен организацией при самостоятельном внедрении или через подрядчика.

Прикладная методология, в отличие от учетной политики, не раскрывает глобальные принципы, а предметно описывает их применение чаще всего в виде документа, где подробно изложено, как рассчитывается тот или иной показатель. Такая степень детализации необходима для автоматизации учета и для доработки системы, если таковая потребуется. На основании методологии аналитики составляют техническое задание программисту.

К моменту описания прикладной методологии организация определяет, как она будет формировать учет: путем трансляции, трансформации или вообще вести его в параллельной базе. Из этого складывается следующий этап – принятие решения, что будет являться целевой базой, а что источником.

Сама же прикладная методология состоит из следующих документов:

• План счетов для целей МСФО/УУ

В документе должно быть полное описание каждого счета, включая его код, наименование, вид счета, объект учета и возможные аналитические особенности.

• Составление схемы соответствия операций между планами счетов управленческого учета и планами счетов РСБУ (мэппинг)

Когда управленческий учет составляется в Excel – обычно из базы, выгружаются данные, которые затем корректируются вручную. С точки зрения автоматизации – есть целевая база, в нее нужно загрузить фактические данные. Для этого системе нужно объяснить, какие регистры целевой базы соответствуют операциям в базе-источнике.

• Описание типовых корректировок

В управленческом учете до 80% корректировок происходят регулярно по одним и тем же правилам. При автоматизации алгоритм формирования корректировок может лечь в основу настройки мэппинга и рассчитываться системой самостоятельно. Чаще всего, данные недостаточно просто переложить на новый план счетов – трансляции данных часто сопутствует и их преобразование.

Типовые корректировки бывают двух видов: трансформационные (реклассы и оценки) и консолидационные (элиминация). Для каждой корректировки необходимо указать ее периодичность, проводку, расчет и особенность ее формирования.

• Разработка учетных форм с описанием расчета каждой строки в отчетности

В некоторых системах в типовых конфигурациях может присутствовать стандартный пакет отчетности. Но типовой механизм может не учесть всех особенности конкретного предприятия, поэтому в арсенале методологических документов обязан быть расчет показателей.

Административный регламент

В описание этого документа входит:

• Список ответственных за определенный участок учета в разрезе: кто проверяет/кто утверждает;
• График подготовки отчетности;
• Опционально: система напоминаний.

Информация, проработанная в этих трех направлениях, является достаточной для написания технического задания и осуществления настройки системы автоматизации.