Самое доступное
и практичное решение
для автоматизации финансов
welcome@1cashflow.ru

Как запустить автоматизированную систему и начать ее использовать эффективно? Особенности автоматизации процессов бюджетирования

Обновлено 07.06.2018 в 13:24 10 537 просмотров

Содержание

Составлять бюджет удобно в программе:

Бюджетирование

Бюджетирование на предприятии. Планирование. Отчетность

Получить демо-доступ

В процессе становления финансового учета на предприятии рано или поздно возникает момент, когда бюджетирование из Excel необходимо перенести в какую-либо специализированную систему.

Здесь я не буду описывать плюсы и минусы конкретных систем, а сформулирую набор общих принципов, ориентируясь на которые можно с максимальной эффективностью и с минимальными потерями организовать процессы планирования на предприятии с помощью любого специализированного ПО.

Классическая бюджетная модель (Рисунок 1.) представляет собой набор связанных между собой бюджетных форм, данные из которых могут перетекать из одной в другую.

Классическая бюджетная модель производственного предприятия

Рисунок 1. Классическая бюджетная модель производственного предприятия.

Такой набор форм легко представить в виде связанных между собой таблиц Excel.

Автоматизированные системы планирования работают немного иначе. Задачи, решаемые этими системами, включают в себя не только формирование плановых показателей, но и регламенты согласования, и механизмы сбора фактических данных из учетных систем. Общая схема бюджетного процесса представлена на следующей схеме (Рисунок 2.).

Общая схема бюджетного процесса

Рисунок 2. Общая схема бюджетного процесса.

С точки зрения логики архитектуры, это три взаимосвязанных процесса:

  • Формирование плановых данных;
  • Согласование;
  • Сбор фактических данных.

Вместо табличных документов существуют регистры, в которых сохраняются плановые и фактические данные.

Формирование плановых данных

Первая задача данного этапа – разработка набора аналитик планирования. Начнем с финансовой структуры организации и сформируем список центров финансовой ответственности (ЦФО).

Структура ЦФО в каждой организации, которая уже реализовывала планирование любым из имеющихся способов, уже существует. В нее входят подразделения, отвечающие за формирование плановых и контроль исполнения факта операционных бюджетов (Производственные подразделения, Администрация, HR, Отдел продаж и т.д.). Каждое ЦФО отвечает за формирование какого-либо бюджета, и результатом первого этапа разработки финансовой модели является описание бюджетов компании в привязке к ЦФО, отвечающим за их подготовку. Примером такой модели может быть следующая таблица:

Бюджетная форма (Бюджет)Показатель деятельностиПодразделение
Мастер-бюджеты
Бюджет движения денежных средств (БДДС; Cash-Flow)Приход ДС/Расход ДСФинансовый отдел
Бюджет доходов и расходов (БДР; P&L)Доходы/РасходыФинансовый отдел
Прогнозный баланс (Бюджет по балансовому листу; ББЛ; BS)Обороты и остатки по плану счетов бюджетированияФинансовый отдел
Инвестиционный бюджетЗакупки ОС; Затраты на модернизациюФинансовый отдел
Функциональные бюджеты
Бюджет продажПродажиОтдел продаж
Бюджет закупокЗакупкиОтдел МТС
Бюджет прямых материальных затратМатериальные затратыПроизводственный отдел
Бюджет прямых затрат на оплату трудаЗатраты на оплату трудаHR
Бюджет общехозяйственных расходовОбщехозяйственные расходыФинансовый отдел
Бюджет коммерческих расходовКоммерческие расходыОтдел продаж
Операционные бюджеты подразделений
Бюджет отдела продажОтдел продаж
Бюджет отдела закупокОтдел МТС
Бюджет административных расходовФинансовый отдел

Мы получили структуру бюджетов в привязке к подразделениям их контролирующих. Эти подразделения как раз и будут центрами финансовой ответственности, используемыми в бюджетировании.

Разработка структуры статей планирования в привязке к бюджетам компании

Для того чтобы корректно сформировать структуру статей планирования, придется сначала разобраться с их взаимосвязями.

Начинать следует со статей мастер-бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ). Каждый показатель этих бюджетов является суммой показателей, зарегистрированных бюджетами более низкого уровня (операционными/функциональными бюджетами). Такую зависимость можно переложить в таблицу следующего вида:

Бюджетная форма (Бюджет)Показатель
Вводится вручнуюСуммируется по статье
Бюджет отдела продаж
Статья 1
Статья 2
Статья 3

После анализа всех бюджетных форм получаем структуру статей, разделенных на:

  • Данные вводимые вручную;
  • Данные, которые формируются суммированием оборотов по статьям более низкого уровня.

При этом и те и другие являются статьями планирования, но только данные вводимые вручную потребуются для регистрации их в системе, а остальные будут формироваться расчетным путем.

Статья оборотов и ЦФО – это основные аналитики планирования. Возможно, компания планирует свои показатели с большей детализацией, например, проектные организации учитывают свою деятельность в разрезе проектов, а территориально-распределенные – в разрезе регионов или иных территорий. Все это может стать дополнительными аналитиками планирования.

Формализация регламентов подготовки и согласования бюджетов

Второй этап подготовки – это формализация регламентов подготовки и согласования бюджетов.

Для каждой из бюджетных форм необходимо подготовить информацию о регламентах ее подготовки, утверждения и корректировки. Например, в виде следующей таблицы:

Бюджетная форма (Бюджет)Срок предоставленияПорядок согласованияПорядок корректировки
Мастер-бюджеты
Бюджет движения денежных средств (БДДС; Cash-Flow)
Бюджет доходов и расходов (БДР; P&L)
Прогнозный баланс (Бюджет по балансовому листу; ББЛ; BS)
Инвестиционный бюджет
Функциональные бюджеты
Бюджет продаж
Бюджет закупок
Бюджет прямых материальных затрат
Бюджет прямых затрат на оплату труда
Бюджет общехозяйственных расходов
Бюджет коммерческих расходов
Операционные бюджеты подразделений
Бюджет отдела продаж
Бюджет отдела закупок
Бюджет административных расходов

Представив информацию в таком виде, можно наглядно получить представление не только о бюджетном процессе в целом, но и выявить «узкие места» в процессе подготовки и согласования данных планирования.

Выполнив эти действия, в результате мы обеспечим автоматизацию процесса планирования и согласования всех бюджетов компании. Остается формализовать механизмы получения фактических данных, но это тема для отдельной статьи.

Программа Бюджетирование

Программный модуль Бюджетирование решает все основные задачи и проблемы, описанные в статье «Как запустить автоматизированную систему и начать ее использовать эффективно? Особенности автоматизации процессов бюджетирования».
Оцените качество и удобство использования системы "WA: Финансист".

Получить демо-доступ

Подпишитесь на новые статьи

  • Полезные инструменты
  • Экспертные статьи и видео
  • Спецпредложения

Мы будем отправлять письма не чаще 1 раза в месяц.
Вы можете отписаться от рассылки в любой момент.

Комментарии временно не доступны

Программа Бюджетирование решает основные задачи, описанные в этой статье