Утверждение заявок на расходование денежных средств

• Период действия маршрута: маршрут будет рассматриваться для заявки, если дата заявки входит в указанный период действия маршрута;
  

• Статья ДДС: проверяется соответствие данных заявки по статьям ДДС настроенным условиям (могут указываться разные условия – равенства, вхождения, исключения и т.д.);
  

• ЦФО в шапке документа: проверяется соответствие ЦФО заявки настроенным условиям;
  

• ЦФО в табличной части: проверяется соответствие набора ЦФО (если они указаны в табличной части заявки) настроенным условиям;
  

• Валюта: проверяется соответствие валюты заявки настроенным условиям;
  

• Сумма: проверяется соответствие суммы заявки настроенным условием (равенство, вхождение в интервал и т.д.);
  

• Превышение над бюджетом: проверяется, входит ли заявка в бюджет или она уже превысила бюджет (также может указываться интервал, в котором заявка должна превысить бюджет, чтобы ее утверждение пошло по текущему маршруту);
  

• Дополнительные аналитики: проверяется соответствие данных заявки по дополнительным аналитикам (по тем, которые используются пользователем) настроенным условиям.

• инициатор платежа заранее понимает, сколько максимально может пройти времени (в штатном режиме) до утверждения его заявки;

• повышается дисциплина утверждающих сотрудников, так как в случае превышения времени на рассмотрение можно включить автоматическую блокировку работы с программой до тех пор, пока пользователь не вынесет свою резолюцию по заявке (блокировка включается опционально на уровне пользователей).

• Как только заявка вышла на маршрут утверждения (документ «Заявка на расходование ДС» записан и проведен, определен маршрут утверждения), она поступает на утверждение к первому указанному в маршруте сотруднику;
  

• Утверждающий сотрудник с помощью интерфейса «Утверждение заявок» получает информацию о поступивших к нему на утверждение заявках и начинает их рассмотрение (вынести резолюцию по заявке можно как с помощью интерфейса «Утверждение заявки», так и непосредственно из заявки):

Интерфейс «Утверждение заявок» состоит из следующих частей:

• Список заявок: список заявок, которые необходимо рассмотреть утверждающему (красным подсвечиваются заявки, срок рассмотрения которых просрочен). Если заявка вне бюджета, то она помечается соответствующим значком;
  

• Основная информация по заявке: для того, чтобы не переходить в заявку, указанная основная информация по заявке – утверждающий, номер и дата заявки, основная информация по контрагенту, распределение суммы по статьям ДДС, ЦФО и т.д. Если этой информации недостаточно, всегда можно перейти непосредственно в заявку через список заявок;
  

• История утверждения: указывается перечень сотрудников, которые уже вынесли свою резолюцию по данной заявке (а также дата, когда это произошло);
  

• Рассмотрение заявки: с помощью кнопок «Утвердить» и «Отклонить» утверждающий выносит свою резолюцию по заявке. Если ему недостаточно какой-либо информации для принятия решения по заявке, он может ее запросить у инициатора заявки: при нажатии кнопки «Запросить дополнительную информацию» выводится окно ввода сообщения, которое, после его редактирования утверждающим, можно отправить инициатору (если указан адрес электронной почты инициатора, то сообщение может быть отправлено ему по электронной почте);
  

• Заявка идет по маршруту утверждения до тех пор, пока она не будет утверждена всеми участниками маршрута или пока кто-то из участников маршрута не вынесет отрицательной резолюции по заявке.

• «Явный»: «явный» заместитель забирает все функции замещаемого по утверждению заявок – то есть все заявки, предназначенные для замещаемого, поступают на утверждение к нему. Он может утверждать заявки как с помощью интерфейса «Утверждение заявок», так и непосредственно через заявку. Одновременно у сотрудника может быть только один «явный» заместитель. Обычно «явные» заместители используются в случае длительного отсутствия сотрудника (например, отпуск, болезнь, командировка и.т.п.);
  

• «Неявный»: «неявные» заместители могут утвердить заявки вместо замещаемого, только зайдя непосредственно в заявку и «намеренно» это сделав – в интерфейсе «Утверждение заявок» «неявные» заместители заявок замещаемого не видят. Одновременно у сотрудника может быть несколько «неявных» заместителей. Обычно «неявные» заместители используются в случае кратковременного отсутствия сотрудника (например, «неявным» может быть заместитель руководителя для того, чтобы в случае отсутствия руководителя утвердить какую-нибудь срочную заявку).

• С помощью отчета «Маршрут документа» инициатор может получить информацию, из скольких этапов состоит маршрут, где сейчас находится документ, сколько времени он там находится и насколько фактически время утверждения отклоняется от планового:

• С помощью отчета «Реестр заявок», отобрав заявки по своему ЦФО: